ANWENDERBERICHT

der KSA GmbH & Co. KG Industriebedarf in Aachen über den Einsatz des Warenwirtschaftssystems
TECHNISCHER HANDEL V4.0

Weitere Auskünfte bei:

KSA
Kubben+Steinemer
GmbH & Co. KG
Industriebedarf
52068 Aachen

Tel.: 0241 / 91 82 80




FAKTURA GmbH
EDV-Systeme
Römerhofallee 79

50226 Frechen

Herr Köhler
Tel.: 02238 4358048
r.koehler@faktura-edv.de


EDV-Probleme? - Nicht bei uns!


Die Euro-Umstellung, die Jahr-2000-Problematik sowie die gestiegenen Wünsche und Anforderungen unserer Mitarbeiter an die EDV, all dies führte Ende 1999 bei uns zu der Überlegung, ein neues Warenwirtschaftssystem einzusetzen.
Zuverlässige und schnelle Hardware war eine Selbstverständlichkeit, hinzu kam eine Reihe weiterer Kriterien, die für uns bei der Auswahl entscheidend sein sollten. So musste die neue Software in allen Belangen den besonderen Anforderungen des Technischen Handels entsprechen, also zum Beispiel bis zu 30-stellige Artikelcodes zulassen, viele unterschiedliche Preisfindungsvarianten beinhalten sowie variable Möglichkeiten der Preis- und Stammdateneinspielung der unterschiedlichsten Lieferantenformate gewährleisten.

Außerdem wünschten unsere Mitarbeiter eine echte Windows-Bedieneroberfläche - schließlich hatte man sich jahrelang an die Bedienung von Word oder anderen Windows-Hilfsprogrammen gewöhnt. Hinzu kam die Notwendigkeit der Anbindung an diverse Lieferantensysteme, und selbst unsere Kunden äußerten zunehmend den Wunsch, einen Zugang zu unserer EDV zu bekommen, um zum Beispiel Auskunft über Preise, unseren Lagerbestand oder den Status ihrer Aufträge zu erhalten.

Nachdem wir uns einige der in unserer Branche eingesetzten Systeme angesehen hatten, deren Verkäufer lediglich mit Hochglanzbroschüren und englischsprachigen Worthülsen aufwarten konnten, fiel unsere Entscheidung sehr schnell - und zwar auf unseren bisherigen EDV-Spezialisten, der uns bereits seit 1982 betreut und just zu diesem Zeitpunkt ein komplett neues Paket für den Technischen Handel fertiggestellt hatte, welches alle oben aufgeführten Kriterien erfüllte. Mehr noch, die Flexibilität des Programms und des Softwarehauses erlaubte es, auch eigene Wünsche in das Programm einfließen zu lassen - ein Vorteil, von dem wir selbst heute noch regen Gebrauch machen.

Was haben wir nun von diesem Programm im täglichen Einsatz? Das "papierlose Büro", ein Schlagwort, das schon vor vielen Jahren durch diverse Messehallen geisterte? Nein, wir kennen niemanden, der das hat; auch wir haben es nicht. Aber ein ‚papierarmes' Büro haben wir schon. So gibt es zum Beispiel keine Rechnungskopien mehr, da diese elektronisch gespeichert und jederzeit auf Bildschirm oder Drucker abrufbar sind. Ebenso verhält es sich mit Auftragsbestätigungen oder Angeboten an unsere Kunden, Anfragen und Bestellungen an Lieferanten sowie automatischen Anmahnungen an diese, wenn sie nicht termingerecht liefern. Nahezu alles geht per Fax direkt aus dem System, ohne jemals auf Papier gedruckt zu werden.

Stichwort "termingerecht": Zu jeder Auftrags- oder Bestellposition gibt es zwei Termine, Wunsch- oder Bestätigungstermin, sowohl als Tag wie auch als Kalenderwoche. Dies führt wiederum zu einem ausgeklügelten Wiedervorlage-System: Unsere Mitarbeiter bekommen taggenau den Kundenauftrag oder die Lieferantenorder vorgelegt, um die sie sich an diesem Tag kümmern müssen!

Stichwort "kümmern": Das System ist in erster Linie kundenorientiert. So sind beim Kundengespräch per Mausklick sämtliche wichtigen Informationen abrufbar, seien es Sonderpeisvereinbarungen, Rabatte, vorliegende Aufträge oder Angebote, selbst die Historie der letzten Jahre, also alles, was der Kunde wann zu welchem Preis mit welchem Beleg bezogen hat. Diese elektronische Buchungskartei ist eines der meistgebrauchten Werkzeuge; sämtliche Zu- und Abgänge jedes Artikels sind über Jahre verzeichnet. Wir haben hier bereits über drei Millionen Buchungen und finden dennoch jeden Beleg in Sekundenbruchteilen!

Stichwort "Geschwindigkeit": Weitere Vorteile, die uns bei der täglichen Arbeit Zeit sparen, sind zum Beispiel die Erfassung von Aufträgen mit kundeneigenen Artikel-Ident-Nummern, der systemseitige Vorschlag von Alternativartikeln -wenn wir einmal ausnahmsweise nicht liefern können-, die Hinterlegung von Artikelbildern oder -zeichnungen, die Verwaltung von Konsignationslagern, die Just-in-time-Bestände für ausgewählte Kunden, und nicht zuletzt die Möglichkeit, den Rechnungsdruck nach individuellen Kundenwünschen zu gestalten.
Wie selbstverständlich haben wir uns schon daran gewöhnt, Belege an unsere Auslandskunden mit fremdsprachlichen Artikeltexten zu drucken und optische Hinweise zu erhalten, wenn wir mit zu geringen Margen arbeiten.

Was ist mit Internet, Online-Shop, e-commerce, B2B, kurz gesagt: Was bringt die Zukunft? Die Zukunft ist bei uns schon Gegenwart! Unser Internet-Auftritt ist professionell - siehe unsere Homepage www.k-s-a.de. Unser Online-Bestellsystem ist kein simpler Shop 'von der Stange', sondern business-to-business in Reinkultur: Die online getätigten Aufträge fliessen automatisch in unser Warenwirtschaftssystem. Den Auftragsstatus kann der Kunde jederzeit im Internet verfolgen.

Technische Daten langweilen meist, darum hier nur das Wichtigste: Unsere 40 Arbeitsplätze -Windows-PCs- an der Theke, im Verkauf und Einkauf, im Lager, an der Warenannahme und in der Buchhaltung werden von einem BULL-Unix-Server schnell mit den notwendigen Daten versorgt. Für kleinere Unternehmen ist das Programm laut Aussage unseres Softwarehauses auch auf Linux- oder NT-Servern lauffähig.
Wir arbeiten jetzt seit drei Jahren absolut zufrieden mit diesem System und sind sicher, die richtige Wahl getroffen zu haben. Das Programm, das von Spezialisten entwickelt wurde, die seit 20 Jahren für den Technischen Handel arbeiten, kombiniert mit Ergänzungen von individuellen Sonderwünschen, können wir unseren Kollegen als ideales Arbeitsmittel voll empfehlen.