präsentiert:

das Warenwirtschaftssystem

TECHNISCHER HANDEL K5

 

Das Warenwirtschaftssystem TECHNISCHER HANDEL K5 ist eine Branchenlösung für den Technischen Handel. Basierend auf den Erfahrungen einer fast 30-jährigen Zusammenarbeit mit technischen Händlern haben wir in der aktuellen Version sämtliche Besonderheiten und Eigenarten des TH abgebildet. Es handelt sich um eine Client- Server- Architektur; Programme und Daten liegen auf einem zentralen Server, die Niederlassungen / Arbeitsstationen / Drucker sind über Netzwerk (VPN bzw. direkte Leitungen) angebunden. Derzeit arbeiten unsere Kunden in unterschiedlichen Größenordnungen von 6 bis ca. 200 Mitarbeitern mit dem System.

Die nachfolgende Beschreibung schildert die Lösung für ein Unternehmen mit mehreren Standorten und einem zentralen Versandlager (nachstehend 'ZVL' genannt). Die Darstellung der hierfür spezifischen Programmpunkte wie z.B. 'Hausumbuchungen' entfallen natürlich bei Anwendern mit nur einem Standort.

Die Datenhaltung erfolgt in einer KISAM-Datenbank, die sich bisher durch höchste Performance und absolute Zuverlässigkeit ausgezeichnet hat. Abfragen und Ausgaben jeglicher Art sind sowohl per ODBC bzw. im Programm implementierte Tools jederzeit abrufbar.

Das System arbeitet optional mit Fremdapplikationen zusammen:

-     diverse Finanzbuchhaltungs-Systeme (z.B. Datev, VARIAL, Addison, Competenceware)– hier können optional folgende Daten vom WWS an die Buchhaltung übergeben werden:

-      e-Post:  per Schnittstelle werden die speziell aufbereiteten Druckdaten der Ausgangsrechnungen an einen externen Dienstleister übermittelt, der den Druck und Versand der Rechnungen kostensparend vornimmt.

-      Fax-Server von MCA (www.mca-gmbh.de) : alle im WWS entstehenden Belege an Kunden und Lieferanten können gefaxt bzw. als umgewandeltes PDF-Dokument gemailt werden. Die Ansteuerung erfolgt aus dem WWS heraus mit den gespeicherten Kontaktdaten.

-       UPS Bei Warenversand über UPS: das WWS druckt eigenständig die UPS-Barcode-Etiketten und übergibt die Versanddaten an das UPS-Programm GEF-Tool. Die selbständig vergebenen UPS-Trackingnummern bleiben mit den Lieferscheinen verknüpft, damit bei Rückfragen automatisch mittels URL-Übergabe auf die Sendungsverfolgungsseite von UPS verlinkt werden kann.

-      SMBC (SmallMediumBusinessConverter, www.smbc.de ):sämtliche EDI-Transaktionen zwischen dem WWS und Kunden, Lieferanten, Shops oder Portalen werden über dieses Tool abgewickelt. Einerseits sorgt es für den physikalischen Transfer über verschiedenste Transportwege, andererseits für eine einheitliche Schnittstelle zwischen dem WWS und den unterschiedlichen externen Formaten.

-      Endorsia, NexMart, DIA-Portal: mit diesen und anderen Portalen arbeitet das System zusammen; Preis- und Verfügbarkeitsanfragen, Auftrags- und Bestellaustausch, Einspielung von Werksbeständen verschiedener Hersteller sind Standard in unserem WWS.

 

  Die beschriebenen Module e-Post, Fax-Server, UPS, SMBC sind optional. 

     Außerdem ist die Einbindung unseres Moduls FAK-DMS (FAKTURA - Dokumenten - Archivsystem) möglich, mit dem externe Belege wie Eingangs- Lieferscheine, Eingangs-Rechnungen, Angebote usw. beim Buchen mittels Barcode verknüpft und indiziert werden; damit wird ein Zugriff auf die gescannten Originalbelege aus der Anwendung heraus ohne Suchrecherche ermöglicht. Die Dokumente werden unternehmensweit gesammelt und an einem zentralen Platz eingescannt.

 

Inhalt:

  • P r o g r a m m - B e r e i c h e

  •    S t a m m d a t e n

  •      Artikel

  •      Kunden

  •      Lieferanten

  •      Tabellen

  •      Vertreter

  •    V e r k a u f

  •    E i n k a u f

  •    L a g e r / L o g i s t i k

  •    A u s k u n f t

  •    B u c h h a l t u n g

  •    M I S

  •    S y s t e m - V e r w a l t u n g

  •    L i s t e n  / A u s w e r t u n g e n

  •    C R M / Inhouse Management

  • H i n t e r g r ü n d i g e s

  • B e s o n d e r h e i t e n

  •  

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    Programm - Bereiche 

    Das Warenwirtschaftssystem ist in mehrere Hauptbereiche gegliedert:

    sowie dem übergreifenden Bereich

  • CRM / Inhouse-Management

  • Alle Bereiche nutzen eine gemeinsame Datenbasis; Änderungen in einem Bereich wirken sich unmittelbar (Real Time) auf alle anderen Bereiche aus. Ein Tages- oder Monatsabschluss wird demnach nicht durchgeführt, auch nächtliche Batchläufe zur Verarbeitung der Tagesbuchungen sind nicht nötig. Eine Ausnahme bilden die Schnittstellen zur Buchhaltung; dort erfolgen Datenübernahmen erst durch Bedienerabruf.

    Jeder Programm-Bereich enthält eine unterschiedliche Anzahl von  Menü-Unterpunkten. Der einzelne Mitarbeiter sieht davon jedoch nur eine begrenzte Anzahl, nämlich die Menüpunkte, die ihm per Rechtevergabe zugeteilt wurden. Beschränkung / Zuteilung von Rechten kann auch innerhalb eines erlaubten Programmpunktes erfolgen. Als Beispiel sei hier angeführt: ein Mitarbeiter darf im Artikelstamm arbeiten, Artikel neu anlegen, jedoch keine Änderung oder Löschung vornehmen.

    Sämtliche Programme arbeiten in einer einheitlich gestalteten Maske mit Standard-Bedienungsbuttons für Neuanlage, Speichern, Blättern, Löschen usw.; spezielle Buttons ergänzen wenn benötigt die Tool-Leiste.

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    Stammdaten

    Artikel

    (Clicken Sie auf einen Programmpunkt, der Sie interessiert)

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    (Clicken Sie auf einen Programmpunkt, der Sie interessiert)

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    (Clicken Sie auf einen Programmpunkt, der Sie interessiert)

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    (Clicken Sie auf einen Programmpunkt, der Sie interessiert)

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    (Clicken Sie auf einen Programmpunkt, der Sie interessiert)

     

     

    Beschreibung Artikelstamm

    Artikel sind gegliedert in bis zu 90 Warengruppen (WG 10 bis 99); jede WG kann bis zu 999 Untergruppen (UG 10..001 bis 10..999 für die WG 10; 11...001 bis 11..999 für die WG 11; 99..001 bis 99..999 für die WG 99) enthalten. Die Artikelcodes sind bis zu 30-stellig, alpha-numerisch. Sie benötigen kein 'hauseigenes' Artikel-Nummernsystem, sondern orientieren sich in erster Linie an der Hersteller-Nummer bzw. Typenbezeichnung oder den handelsüblichen Produktnummern. Da ein Artikel hiermit jedoch nicht immer eindeutig identifiziert werden kann, dient die vorangesetzte 2-stellige WG als Teil des eindeutigen Artikelschlüssels. Beispiel hierfür:

    ein Rillenkugellager '6005 2RS C3' gibt es sowohl von SKF, FAG, Rollway und anderen Herstellern. Mit vorangesetzter '10' für SKF, '11' für FAG, '13' für Rollway usw. ergibt sich der Code für den eindeutigen Artikel.

    Der eigentliche Artikelstamm enthält die folgenden Felder:

    Clicken Sie auf die Lupe neben einem der Anhänge!

    Für bis zu 5 Lieferanten können die Einkaufsparameter verwaltet werden:

    Zusätzliche Nummern-Klassifizierungen werden erleichtert durch automatische Verlinkung auf die Seiten der einzelnen Organisationen durch Click auf das Internet-Symbol:

     

    Prozess-Beschreibung  Artikel-Neuanlage:

    Artikel dürfen von berechtigten Usern neu angelegt werden. Hierbei sind nur wenige Felder als Pflichtfeld definiert. Artikeldaten können auch aus einem zuvor gelesenen Dummyartikel aus demselben Produktbereich kopiert

     werden.

    Diese Artikel stehen jedoch zunächst nicht für normale Geschäftsprozesse zur Verfügung. Ein in der jeweiligen Untergruppe hinterlegter Artikelstamm-Sachbearbeiter erhält automatisiert ein Memo, dass ein neuer Artikel freizugeben ist. Er überprüft, ergänzt oder korrigiert daraufhin die erfassten Daten, besorgt möglicherweise zusätzliche Informationen, und gibt so den Artikel frei. Der ursprüngliche Erfasser erhält ein automatisches Memo mit der Freigabe- oder Änderungsnachricht. Durch diese Verfahrensweise ist ein weitgehend korrekter Artikelstamm gewährleistet; z.B. Doubletten durch unterschiedliche Schreibweise im Artikelcode gibt es kaum noch.

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    Artikel-Alternativen

    Wie im Abschnitt Artikel-Stamm beschrieben, befinden sich im Portfolio zahlreiche Artikel, die ihrer Art nach identisch sind, jedoch von verschiedenen Herstellern angeboten werden. Auch gibt es z.B. im Wälzlagerbereich Artikel, die in verschiedenen Ausführungen (unterschiedliche Nachsetzzeichen im Artikelcode) existieren, jedoch baugleich sind. Solche Artikel werden als Alternativen miteinander 'verknüpft'.

    Prozess-Beschreibung Alternativen:

    Wird eine Auftragsposition erfasst, deren Menge nicht verfügbar ist, prüft das Programm, ob Alternativen ausreichend vorhanden sind. Falls genau 1 Alternative verfügbar, erfolgt Abfrage, ob diese genommen werden soll. Gibt es mehrere Alternativen, öffnet sich ein Fenster; per Click kann eine verfügbare Alternative ausgewählt werden. Zusätzlich kann entschieden werden, ob der Preis für den gewünschten oder den alternativ eingesetzten Artikel gezogen werden soll.

    Sind für den Kunden Identnummern (kundeneigene Materialnummern) hinterlegt, kann dort entschieden werden, ob der Kunde Alternativen zu diesem Artikel akzeptiert. Falls dort auf 'Nein' entschieden wurde, werden keine Alternativen vorgeschlagen.

     

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    Artikel-Jumbos

    Auch Set-Artikel oder Stücklisten-Artikel genannt. Hierbei handelt es sich um Artikel, die aus mehreren Komponenten bestehen und zumeist auch gefertigt werden. Man unterscheidet zwischen 'fixen' und 'variablen' Jumbos. Bei den fixen Jumbos stehen die benötigten Mengen aller Komponenten fest; bei den variablen ändert sich z.B. die Länge ständig.

    Beispiel fixer Jumbo

    Weitere fixe Jumbos sind z.B. zu schneidende Zahnriemen, Werkzeugsets usw.

    Beispiel variabler Jumbo 2SN6DJ8DJ8  (Hydraulikschlauch) besteht aus:

    also einer unbekannten Menge Schlauch 2 SN 08  (in mm je nach Länge des gewünschten Schlauchs)

     

    Prozess-Beschreibung Jumbos:

    Jumbo-Artikel werden bestandsmäßig nicht geführt. Ihre Verfügbarkeit ergibt sich aus der Verfügbarkeit der Komponenten. Beim Verkauf eines Jumbos wird die Anzahl der benötigten Komponenten vom Bestand abgebucht. Ob die Komponenten auf den Kundenbelegen gedruckt werden sollen, wird im Artikelstamm gekennzeichnet.

    Jumbo-Artikel werden bei Versand ex Zentrallager in einer separaten Fertigungshalle gefertigt; daher müssen Aufträge mit solchermaßen gekennzeichneten Artikeln im normalen Kommissionierlauf unterdrückt und in separatem Lauf 'Fertigungsaufträge' abgewickelt werden. Einzelheiten zu diesem Ablauf sind in der Prozessbeschreibung Verpackplatz erläutert.

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    Artikel-Langtexte

    Artikel können sehr umfangreich beschrieben werden. Hierzu liefern insbesondere die Werkzeug-Hersteller ausführliche Texte. Bis zu 4000 Zeichen Beschreibungstext können pro Artikel gespeichert werden, und dies mehrfach - mit einem unterschiedlichen Sprachkennzeichen: also je 4000 Zeichen für deutsch, englisch, französisch usw.

    Bei vorhandenem Langtext kann in der Auftragsbearbeitung entschieden werden, ob dieser auf Kundenbelegen gedruckt werden soll (sinnvoll z.B. bei Angeboten).

     

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    Artikel-Zusatztexte

    Hierbei handelt es sich um kürzere Texte (640 Zeichen). Diese können sowohl für den Mandanten generell wie auch für einzelne Standorte - natürlich wieder mehrsprachig - hinterlegt werden. Zusätzlich kann bestimmt werden, auf welchen Druckbelegen dieser Text erscheinen soll. Per Gültigkeitsdatum von-bis kann dieser Ausdruck ein- bzw. ausgeschaltet werden. Hauptanwendung für die Zusatztexte sind z.B. Sonderangebote oder Hinweise auf Zusatzprodukte zum gekauften Artikel.

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    Artikel-Kartei

    In dieser Kartei (bis zu 99 Seiten mit je 960 Zeichen pro Artikel) können beliebige Informationen hinterlegt werden. Sie dient lediglich zu Notiz- und Auskunftszwecken; eine Auswertung findet nicht statt. Eine Sonderfunktion hat das Karteiblatt 'Zwangsinfo' (siehe Link).

    Untergruppen-Verwaltung

    Wie zu Beginn des Abschnitts Artikel-Stamm beschrieben, werden alle Artikel einer 5-stelligen Untergruppe zugeordnet, von denen die beiden ersten Stellen der Warengruppe entsprechen.  Die Einteilung richtet sich nach Produktgruppen, deren Artikel in den meisten Fällen auch identisch rabattiert werden. Sie bilden die Grundlage für Kunden- und Lieferanten- Unterguppen- Rabatte. Die Stammdaten einer UG enthalten Default-Vorgaben für die Artikel-Anlage, wie z.B. den Hersteller und/oder Standard-Lieferanten, statistische Warennummer, Ursprungsland usw. Außerdem sind hier der Artikelstamm-Sachbearbeiter sowie der Zentraleinkäufer hinterlegt, sowie Produktmanager oder Disponent. Zusätzlich werden hier die Parameter für die Mindestbestands- Ermittlung verwaltet. Im Einzelnen gibt es hier folgende Felder:

    Aufgabenverteilung der in den Untergruppen eingetragenen Personenkreise:

  • Der Zentraleinkäufer (ZEK): er erhält Bestellvorschläge sowie Orderfreigabe-Anfragen aus dieser UG. Order an Lieferanten dürfen von vielen Mitarbeitern erstellt werden, sie haben jedoch keine Möglichkeit, diese Order zu übermitteln. Stattdessen wird der ZEK automatisch per Memo informiert, dass eine solche Order im System vorliegt; er muss diese prüfen, ggfs. ändern, und ist für die Übermittlung an den Lieferanten zuständig, also verantwortlich. Er ist in erster Linie für das Tagesgeschäft zuständig. 
  • Der Disponent: ist zumeist für die Untergruppen mehrerer ZEKs zuständig, erstellt und überwacht die Abruf- und Mengendispositionen, bearbeitet Lieferanmahnungen und verhandelt über größere Abschlüsse mit Lieferanten.
  • Der Produktmanager: hat die Vertriebsverantwortung für die Artikel der ihm zugeteilten Untergruppen. Er darf daher abweichend vom Standard auch Umsätze anderer Vertreter und fremder Standorte für diese UGs ansehen.
  • Der Artikelstamm-Sachbearbeiter: ist verantwortlich für die Richtigkeit und Ausführlichkeit der gespeicherten Artikeldaten. Wird ein Artikel in einer ihm zugeteilten UG neu angelegt, so erhält er automatisch per Memo eine Freigabe-Anfrage. Nach Prüfung und evtl. Komplettierung der Stammdaten gibt er diesen Artikel frei. Dies führt zu einer Rückantwort an den Ersterfasser über die erfolgte Freigabe.
  • Da ASB und ZEK als Memo-Adressat für automatisierte Prozesse dienen, ist es nötig, diese bei Abwesenheit (Urlaub / Krankheit) zu vertreten. Die Einträge hierzu können durch eine komfortable Programmfunktion vorgenommen und nach Rückkehr des Mitarbeiters wieder in den ursprünglichen Zustand gesetzt werden. 

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    Artikel-Einspielung/-Ausgabe

    Dieses Programm dient zur Massenpflege von Artikel-Stammdaten. Der berechtigte User kann sich nach Auswahl der gewünschten Felder eine Datei auslesen, die Daten z.B. in Excel pflegen und anschließend wieder einspielen. Auch Neuanlagen, z.B. den kompletten Katalog eines neuen Lieferanten anzulegen, ist hier problemlos möglich. Zusätzlich dient das Programm noch zur Ausgabe von kundenspezifischen Artikeldaten (z.B. Preislisten etc.).

    Artikel-Codeänderung

    Wenn sich ein Artikelcode ändert oder festgestellt wird, dass es Artikel bereits unter einem anderen Code im System gibt, kann mit diesem Programm in allen Bereichen (Dateien, Tabellen) der neue Code eingepflegt oder bestehende Artikel zusammengeführt werden. Insbesondere nach Erwerb eines neuen Unternehmens (Standorts) wird der gleiche Artikel zunächst häufig unter zwei verschiedenen Codes geführt; eine Zusammenführung beider Datensätze unter Priorisierung der im WWS geführten Daten ist unumgänglich.

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    Artikel-Preispflege

    Da sich der Eintrag von falschen Preisen - vor allem im Bereich der Einkaufspreise - fatal auswirken kann, wurde die Möglichkeit der Preispflege in dieses separate Programm ausgelagert. Hierfür haben nur besonders qualifizierte Mitarbeiter Zutritt. Sämtliche Änderungen werden protokolliert.

    Artikel-Prozentuale Preisanpassungen

    Mit diesem Pflegeprogramm können die VK-Preise für komplette Untergruppen prozentual geändert werden. Dabei können verschiedene Rundungsstufen gewählt werden. Auch Staffel-Preise können hier geändert werden. 

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    Die Zwangsinfo

    Für Artikel, Kunden und Lieferanten kann im Rahmen der Karteiblatt-Bearbeitung eine Sonderseite 'Zwangsinfo' bearbeitet werden. Sinn dieser Seite ist es, wichtige Informationen zu hinterlegen, die jeder Mitarbeiter, der sich in irgendeinem Programm mit dem Artikel, Kunden oder Lieferanten befasst, unbedingt wissen sollte. Daher wird diese Zwangsinfo immer dann automatisch eingeblendet - farblich herausgehoben -, wenn ein solcher Datensatz aufgerufen wird. Eine aktuelle Bearbeitung / Ergänzung ist während der Anzeige möglich. Die Zwangsinfo kann mit einem Gültigkeitsdatum versehen werden, nach dessen Ablauf die Info automatisch beim nächsten Aufruf gelöscht wird.

    Beschreibung Kundenstamm

    Kunden werden eindeutig über ihre Kunden-Nummer identifiziert. Suche kann auch über Alpha-Matchcode oder Volltext erfolgen.

    Erläuterungen zu einzelnen Feldern des Kundenstamms:

    Konzern: die Zugehörigkeit eines Kunden zu einem Konzern wird durch den Eintrag der Konzernnummer festgelegt. Kundennummern kleiner als 1000 enthalten die sogenannten Konzerndaten. Einem Konzern kann eine beliebige Anzahl Kunden zugeordnet werden. Der Konzern dient dazu, konzernweite Vereinbarungen wie Sonderpreise, Rabatte, Identnummern nur einmalig pflegen zu müssen, sie aber für alle Mitglieder des Konzerns zu gewährleisten.

    Sprache: Ein Eintrag ungleich Null in diesem Feld bewirkt den Ausdruck von Kundenbelegen in der gewählten Sprache. Auch Artikelbezeichnungen, Zusatz- oder Langtexte werden in der gewählten Sprache gedruckt, falls sie angelegt sind. Zur Zeit geführte Sprachen neben deutsch sind englisch, französisch und rumänisch.

    Liefertag: Falls ein Liefertag im Kundenstamm vorgegeben wird, wird dieser bei der Auftrags-Positionserfassung angezeigt. Das Programm ermittelt hieraus den Wunschterminvorschlag. Beispiel: der Kunde hat als Liefertag Dienstag eingetragen. Donnerstag wird ein Auftrag erfasst, als Wunschtermin wird automatisch der nächste Dienstag, und nicht wie standardmäßig der nächste Arbeitstag vorgeschlagen.

    Barcode-Art: zur Zeit implementiert sind folgende Barcode-Drucke auf Lieferpapieren:

    Zwangs-Eingaben: häufig verlangen Kunden, dass zu ihren Auftragspositionen bestimmte Informationen wie Referenz-Nummer, Kostenstelle, PSP-Nummer, Buchungskonto oder ähnliches immer angegeben werden müssen. Hierfür können im Kundenstamm bis zu 3 Felder - mit der Art (Text) der gewünschten Kundeninformation - fest definiert werden. Durch die Kennzeichnung 'Zwang' wird erreicht, dass man eine Positionserfassung nicht abschließen kann, bevor die Eingaben getätigt wurden. Wahlweise kann gekennzeichnet werden, ob diese Informationen auch als Barcode verschlüsselt ausgedruckt werden sollen.

    Formular-Layout: das WWS bietet die Möglichkeit, Lieferscheine im Auftrag von Kunden an deren Endabnehmer auf kundeneigenem Formular zu drucken. Hierzu werden die dann jeweils in den Drucker zu ladenden Formulare in einer Tabelle hinterlegt. Beispiel: werden für einen solchermaßen gekennzeichneten Kunden Aufträge mit einer abweichenden Lieferanschrift erfasst (also Direktlieferung an Kunden Ihres Kunden), dann wird beim Druck des Lieferscheins im Zentrallager das hinterlegte Formular-Layout Ihres Kunden gezogen. 

    Selektionsfelder: folgende Selektionsfelder werden zur Zeit genutzt

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    Kunden-Telefonbuch

    Für jeden Kunden kann eine beliebige Anzahl von Ansprechpartnern hinterlegt werden. Für jeden Ansprechpartner können folgende Informationen gespeichert sein:

    Alle für einen Kunden eingetragenen Ansprechpartner mit ihren Faxnummern oder Mailadressen werden zur Auswahl angeboten, wenn im Programm ein Fax- oder Mailversand an den Kunden möglich ist (Angebot / Auftragsbestätigung usw.). Eine Sonderfunktion ist hinterlegt: ist im Kundenstamm das Selektionsfeld 'Rechnung per Fax' gesetzt, sucht das Programm beim Rechnungsdruck nach dem Partner 'RGFAX'. Wenn vorhanden, wird die Rechnung an die dort gespeicherte Mailadresse gemailt oder an die Faxnummer gefaxt.

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    Kunden-Rabatte:

    Die umfassendste Form der Rabattierung ist das Rabattkarten-System, mit dem Kunden nach Kategorien wie Großkunde, Behörde, Handwerk, Handelskunde oder Einmalkunde standardmäßig bedient werden können. Hierzu werden zunächst je Untergruppe bis zu 10 (je nachdem, wieviele Kategorien man abdecken will) Rabatte gespeichert. Dann vergibt man beim Kunden auf Warengruppenebene die Rabattkarten-Nummer, also für WG 10, 11, 12 die Karte 1, für 30 die Karte 2 usw.

     

    Für vom Standard abweichende Rabattierungen können für Kunden oder Konzerne je Untergruppe besondere Rabattvereinbarungen gespeichert werden. 

    Diese Einträge können jeweils zweimal hinterlegt werden, dadurch kann die Rabattpflege bereits für die Zukunft vorbereitet werden, während die aktuellen Vereinbarungen noch gültig sind. Zusätzlich gibt es das Feld

    Hier gespeicherte Einträge haben immer Priorität vor den Rabattkarten.

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    Kunden-Sonderpreise:

    Oberste Priorität bei der Preisfindung für Kunden haben die hinterlegten Sonderpreise für Kunden oder Konzern. Hierbei handelt es sich um artikel-spezifische Nettopreise, die auch mengenabhängig sein können. Für bis zu 3 Mengen kann jeweils der gewährte Nettopreis gespeichert werden. Die Gültigkeit kann mit Datum von - bis eingegrenzt werden. Alle Einträge sind auch hier zweifach möglich, damit auch zukünftige Vereinbarungen vorab eingepflegt werden können.

    Sowohl Rabatte wie auch Sonderpreise können dem Kunden in einem automatisierten Rabatt-Bestätigungsschreiben mitgeteilt werden, das Datum dieser Mitteilung wird für jede Untergruppe bzw. Nettopreisartikel in der Vereinbarung gespeichert.

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    Kunden-Sonderpreislisten:

    Hierbei handelt es sich nicht um Preislisten im eigentlichen Sinn, sondern um die Zuordnung zu aktuellen oder älteren Preislisten. Für jeden Kunden kann pro Untergruppe entschieden werden, auf welchen VK-Preis das System zugreifen soll. Standardmäßig wird jeweils eine '1' unterstellt, d.h., es gilt der aktuelle Preis. Trägt man die '2' ein, so wird der Preis vor dem aktuellen gezogen, bei '3' der drittjüngste Preis usw. Da bis maximal 5 letzte Preiserhöhungen gespeichert sind, ist der höchste Eintrag demnach '5'.

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    Kunden-Lieferanschriften:

    Die Lieferanschriften enthalten neben dem Adressbereich (Aufbau wie im Kundenstamm, ohne Postfach-Daten) noch folgende Felder:

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    Kunden-Zusatztexte

    Hierbei handelt es sich um kürzere Texte (640 Zeichen) für Ausdruck auf Belegen an den Kunden. Auch hier Fremdsprache möglich. Zusätzlich kann bestimmt werden, auf welchen Druckbelegen dieser Text erscheinen soll. Per Gültigkeitsdatum von-bis kann dieser Ausdruck ein- bzw. ausgeschaltet werden. 

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    Kunden-Kartei

    In dieser Kartei (bis zu 99 Seiten mit je 960 Zeichen pro Artikel) können beliebige Informationen hinterlegt werden. Sie dient lediglich zu Notiz- und Auskunftszwecken; eine Auswertung findet nicht statt. Eine Sonderfunktion hat das Karteiblatt 'Zwangsinfo' (siehe Link).

    Kunden-JIT-Bestände:

    JIT (JustInTime-) Bestände sind Stückzahlen, die man für einen Kunden bevorraten muss, weil man mit ihm eine feste Vereinbarung hierüber getroffen hat. Da es theoretisch möglich ist, dass in einem Standort eine Menge von 5, im Zentrallager aber z.B. 25 Stück von einem Artikel reserviert sein müssen, muss für jeden Standort eine eigene JIT-Menge zu verwalten sein. Die Felder im Einzelnen:

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    Kunden-Identnummern:

    In diesem Bereich werden die vom Kunden vorgegebenen Identnummern (Materialnummern des Kunden in dessen EDV) gespeichert. Viele Kunden führen Artikel unter einer eigenen Artikelnummer, bestellen auch unter diesem Code. Zugleich erwarten sie, dass ihre eigene Materialnummer auf ihren Liefer- und Rechnungspapieren aufgeführt ist. Die Erfassung von Aufträgen kann auch über diese Kunden-Identnummer erfolgen. Bestellt der Kunde einen Artikel erstmalig, und die Identnummer war noch nicht gespeichert, kann sie während der Erfassung in die Stammdaten übernommen werden. Hier kann auch pro Artikel festgelegt werden, ob der Kunde Alternativ-Artikel akzeptiert oder nicht (alle / keine / ausgewählte: ein Kunde bestellt z.B. immer SKF-Lager, akzeptiert auch FAG-Lager, aber keine China-Ware usw.).

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    Kunden-Online-Kataloge:

    Mit diesem Tool ist es möglich, eine Dateiausgabe mit gewünschten Feldern aus Artikelstamm und Kundenpreisdaten zu generieren. Vielfältige Filtermöglichkeiten ermöglichen eine individuelle Gestaltung der Ausgabedaten. Selektiert werden können Felder, Untergruppen- und / oder Warengruppenbereiche, die ein- oder ausgeschlossen werden sollen, Artikel aus dem Bereich der ABC-Klassifizierung usw.

    Die einmal getroffenen Auswahlen können für den Kunden als individuelle Kataloggrundlage gespeichert werden, wobei mittels Zeitintervall eine automatisierte Ausgabewiederholung zu jedem beliebigen Zeitpunkt möglich ist. Dabei kann wahlweise der gesamte Katalog oder nur die seit der letzten Erstellung geänderten Artikel ausgegeben werden.

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    Sonderadressen:

    In diesem Bereich werden Adressen verwaltet, die nicht zum Bereich Kunden oder Lieferanten gehören, z.B. Anschriften von Banken oder sonstige Adressen, an die z.B. die Kundenzeitung verschickt werden soll. Hauptzweck dieser Datei ist die Aufnahme von abweichenden Rechnungsanschriften. Es kommt immer häufiger vor, dass Großkunden ihre Buchhaltung in ein anderes Land verlegen oder an Clearingstellen vergeben. Dann müssen die Rechnungsbelege an diese Anschrift verschickt werden. So können zu einem Auftrag bis zu 3 unterschiedliche Adressen gehören: die 'normale' Anschrift des Kunden als Auftraggeber, eine Lieferanschrift, an die die Ware zu liefern ist, sowie eine Rechnungsanschrift, an die die Rechnung zu senden ist.  

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    Beschreibung LIEFERANTENSTAMM

    Nachstehend einige Kurzerläuterungen zu besonderen Feldern:

    Mindest-Positionswert wird bei der Order-Erfassung angezeigt. Wird er bei Speicherung einer Position unterschritten, so erfolgt ein Warnhinweis.

    Mindest-Bestellwert wird bei der Order-Erfassung angezeigt. Wird er bei Abschluss der Order unterschritten, so erfolgt ein Warnhinweis.

    Frei-Haus-Grenze wird bei der Order-Erfassung angezeigt, um dem Besteller zu ermöglichen, seine Order evtl. aufzufüllen, um diese Grenze zu erreichen.

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    Lieferanten-Telefonbuch

    Ist absolut identisch mit dem Aufbau des Kunden-Telefonbuchs, lediglich die Felder für Werbezwecke sind ausgeblendet.

    Lieferanten-Rabatte:

    Bei Lieferanten können für die von ihnen gelieferten Untergruppen Rabattvereinbarungen gespeichert werden. 

    Eine Vereinbarung kann allgemeingültig sein oder kundenspezifisch: durch den Eintrag einer Kunden- oder Konzernnummer zu einer Rabattvereinbarung gilt dieser Rabatt nur für Verkäufe an diesen Kunden oder Konzernmitglieder; ist das Kundenfeld leer, gilt er für alle anderen Kunden. Da bei einer Ordererfassung zunächst nicht bekannt ist, auf welchen Kunden sie sich bezieht, erfolgt hier lediglich der Hinweis, dass eine solche kundenspezifische Vereinbarung besteht. Der Einkäufer kann dann selbst entscheiden, ob er diesen Preis zieht und dem Lieferanten damit signalisiert, dass er für den speziellen Kunden bestellt.

    Alle Einträge können jeweils zweimal hinterlegt werden, dadurch kann die Rabattpflege bereits für die Zukunft vorbereitet werden, während die aktuellen Vereinbarungen noch gültig sind. 

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    Lieferanten-Sonderpreise

    Oberste Priorität bei der Preisfindung für Lieferanten-Bestellungen haben die Sonderpreise. Hierbei handelt es sich um artikel-spezifische Nettopreise, die auch mengenabhängig sein können. Für bis zu 3 Mengen kann jeweils der gewährte Nettopreis gespeichert werden. Die Gültigkeit kann mit Datum von - bis eingegrenzt werden. Alle Einträge sind auch hier zweifach möglich, damit auch zukünftige Vereinbarungen vorab eingepflegt werden können.

    Auch diese Sonderpreise können wiederum mit einer Kundennummer verbunden sein; ist das Feld leer, gilt der Preis für alle Bestellungen; steht dort eine Kundennummer, so ist dieser Preis nur gültig für Bestellungen, die speziell für diesen Kunden getätigt werden.

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    Lieferanten-Kartei

    In dieser Kartei (bis zu 99 Seiten mit je 960 Zeichen pro Artikel) können beliebige Informationen hinterlegt werden. Sie dient lediglich zu Notiz- und Auskunftszwecken; eine Auswertung findet nicht statt. Eine Sonderfunktion hat das Karteiblatt 'Zwangsinfo' (siehe Link).

    Lieferanten-Zusatztexte

    Hierbei handelt es sich um kürzere Texte (640 Zeichen) für Ausdruck auf Belegen an den Lieferanten. Auch hier Fremdsprache möglich. Zusätzlich kann bestimmt werden, auf welchen Druckbelegen (Order, Lieferanmahnung, Anfrage, Rücklieferschein) dieser Text erscheinen soll. Per Gültigkeitsdatum von-bis kann dieser Ausdruck ein- bzw. ausgeschaltet werden. 

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    Beschreibung TABELLEN

    Die Tabellen bedürfen keiner weiteren Beschreibung; sie werden hier auszugsweise abgebildet.

    Tabelle Zahlungsbedingungen

    Die Zahlungsbedingungen werden ausschließlich durch die Buchhaltung gepflegt, um eine Übereinstimmung mit den dortigen Daten zu gewährleisten.

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    Tabelle Mengeneinheiten

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    Tabelle Versandarten

    Die Versandarten haben z.T. Steuerungsfunktionen. Viele Aufträge haben z.B. 2 Versandarten, da sie teilweise aus einem Standort und zum anderen Teil aus dem Zentrallager geliefert werden sollen, für jeden Bereich muss eine andere Versandart möglich sein. Aufträge mit der Versandart 'HAUSUMBUCHUNG' werden zunächst vom Zentrallager an den Standort, und von dort aus an den Kunden geliefert bzw. von diesem abgeholt. Die Versandart 'DIREKT AB WERK' ermöglicht eine komplette Kopie eines Auftrags in eine Lieferanten-Order (Streckengeschäft). 

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    Tabelle Versandkosten

    Die Versandkostentabelle dient zur Zeit nur als Orientierungshilfe; sie kann zum Abschluss der Auftragserfassung durch Click für die gewählte Versandart angezeigt werden. Automatisches Ziehen der korrekten Kosten ist erst möglich, wenn alle Gewichte im Artikelstamm vorhanden sind. Durch Verknüpfung mit einer Kundennummer können in dieser Tabelle auch kundenspezifische Versandkosten hinterlegt werden.

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    Tabelle Legierungszuschläge

    Die Legierungszuschläge können sowohl als prozentualer Aufschlag (Typ=0) wie auch als Betrag pro 100 kg (Typ=1) gespeichert werden. Der Aufschlag wird, wenn keine anderslautende Regel definiert ist (z.B. im Kundenstamm die Selektion 'Kein Legierungszuschlag'), zum Positionspreis addiert, falls im Artikelstamm im Feld 'KZ Legierung' ein Eintrag vorliegt.

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    Tabelle Staffel-Leisten

    Für viele Artikel gibt es Staffel-Verkaufs- oder Einkaufspreise. Da diese Preise größtenteils für unterschiedliche Mengen gewährt werden, werden die Staffel-Leisten eingesetzt: eine Leiste gilt immer für eine Vielzahl von Artikeln, demnach muss beim Artikel nur die Nummer der Staffelleiste gespeichert sein. Mengenstaffeln können vom Lieferanten in der Form 'ab Menge xxx' oder 'bis Menge xxx' oder 'per Menge xxx' vorgegeben sein, alle Varianten werden hier abgebildet.

    Bis zu 15 Mengen pro Leiste sind einzutragen, analog gibt es dafür bis zu 15 Staffelpreise. In einem Artikel kann es auch unterschiedliche Staffelmengen im Verkauf und Einkauf geben

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    Tabelle Länder

    Die Ländertabelle beinhaltet neben dem Kürzel und der Bezeichnung noch den ISO-Code (benötigt für manche EDI-Anwendungen), die statistische Warennummer, eine Kennzeichnung, ob es sich um ein EU- oder Drittland handelt, sowie falls bekannt die Struktur der PLZ. Letztere wird im Kundenstamm nach Eingabe des Ländercodes angezeigt.

    Das Kennzeichen für EU- oder Drittland steuert im Zusammenhang mit einer beim Kunden gespeicherten UstID-Nr. das Vorgehen bei der Ermittlung der Mehrwertsteuer: für Kunden aus Deutschland wird MwSt. berechnet; für Kunden aus Drittländern ('D' im Feld EU/Drittland) wird keine MwSt. berechnet; für Kunden aus EU-Land ('E' im Feld EU/Drittland) wird keine Mwst. berechnet, wenn sie eine UStID-Nr. haben; falls keine hinterlegt ist, wird auch an diese die MwSt. berechnet.

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    Tabelle Sprachen

    Hier werden lediglich die Fremdsprachen numerisch aufgelistet. Zur Zeit sind gespeichert:

    In Verbindung mit der im Kunden- oder Lieferantenstamm zu speichernden Sprachkennziffer werden die Formulare mit den entsprechenden fremdsprachlichen Überschriften gedruckt, sowie evtl. hinterlegte fremdsprachliche Artikeltexte oder auch Zusatztexte.

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    Tabelle Texte

    In dieser Tabelle werden 3 Arten von Festtexten verwaltet:

    Die generellen Zusatztexte werden benutzt, um z.B. Werbezeilen, Festtagswünsche, geänderte Öffnungszeiten, Preiserhöhungs-Ankündigungen oder ähnliches zu drucken. Da sie standort-spezifisch sind, können für jeden Standort eigene Texte hinterlegt sein.

    Die Untergruppen-Zusatztexte beziehen sich naturgemäß auf alle Artikel einer Untergruppe. Wird also ein Artikel aus einer UG, für die ein Zusatztext hinterlegt ist, auf einem Ausgangsbeleg gedruckt, so erscheint automatisch auch dieser Zusatz, selbstverständlich pro UG nur einmal, auch wenn mehrere Artikel aus derselben UG verkauft wurden. Haupteinsatz dieser Texte ist es, z.B. auf Zusatzprodukte in dieser UG hinzuweisen.

    Selbstverständlich kann zu jedem generellen oder UG-Zusatztext bestimmt werden, auf welcher Belegart er gedruckt werden soll. Es macht vermutlich wenig Sinn, auf einer Lieferantenbestellung einen Text zu drucken, der eigentlich nur auf Kundenbelegen erscheinen soll (z.B. Werbung).

    In den abrufbaren Festtexten sind Textbausteine hinterlegt, die man oft z.B. für Angebote, Auftragsbestätigungen oder Lieferanten-Anfragen benötigt.

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    Vertreter-Stamm

    Die Vertreter werden unter einer bis zu 4-stelligen Nummer gespeichert; unter dieser Nummer wird ein Vertreter im Kundenstamm einem Kunden zugeordnet. Wie bereits an anderer Stelle erwähnt, kann einem Kunden in einer abweichenden Lieferanschrift auch eine anderslautende Vertreternummer zugeordnet werden. Die Umsatzzuordnung erfolgt jeweils für den entsprechenden Vertreter. Jedem Vertreter sind bis zu 2 Innendienst-Sachbearbeiter zugeteilt.

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    Provisions-Vereinbarungen

    Zur Ermittlung der korrekten Provisionen gibt es eine Vielzahl von Regelungen. Provisionen können abhängig vom Umsatz, von der erzielten Marge oder von einer Kombination aus beiden errechnet werden. Weiterhin wird unterschieden zwischen Standard-Vereinbarungen, die sich immer auf die eigenen Kunden des Vertreters beziehen, sowie Zusatz-Vereinbarungen, bei denen ein Vertreter auch für Umsätze von Fremdkunden verprovisioniert wird, wenn er z.B. Produktmanager für ein bestimmtes Sortiment, UG o.ä ist. Alle Regelungen können sich jeweils auf alle Kunden, auf einzelne Kunden, auf bestimmte Sortimente, Warengruppen oder Untergruppen beziehen. Hierdurch ergibt sich die Möglichkeit, den Verkauf einzelner Produktgruppen zu forcieren, indem man z.B. eine Sonderprovision für eine Untergruppe auslobt.

    Bei Regelungen über Umsatz kann optional ein Skontoabschlag berücksichtigt werden, d.h. vom Umsatz können zunächst z.B. 2% abgezogen werden. Bei Provision auf Marge kann der eingetragene Prozentsatz mit einer Zielmarge verknüpft werden: der volle Satz wird nur gezahlt, wenn die Zielmarge erreicht wird; anderenfalls wird der Prozentsatz im Verhältnis zum Nichterreichen der Zielmarge gekürzt. Zum besseren Verständnis ein Zahlenbeispiel: Zielmarge soll 25% sein, erreicht wurden nur 20%. Das Ziel wurde nur zu 80% erreicht, also werden auch nur 80% der vollen Provision gezahlt.

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    Provisions-Abrechnung

    Es wird keine Abrechnung in Form von Ausdrucken erstellt, sondern lediglich eine Zusammenfassung sämtlicher Umsätze, Margen und daraus im Rahmen der Vereinbarungen erzielter Provisionen dargestellt. Es können die Gesamtsummen je Vertreter, Einzelauflistung der Belege sowie Einzeldarstellung je Position eines Beleges erzielt werden.

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    Programme aus dem Bereich VERKAUF

    (Clicken Sie auf einen Programmbereich, zu dem Sie nähere Einzelheiten sehen möchten)

    Dieser Bereich wird ergänzt durch individuelle Programmmodule wie  Kassenbuchdruck, Druck von Paketaufklebern und / oder Etiketten, Trackingnummern usw. 

    Die Verkaufsabwicklung / Auftragsbearbeitung

    Startmaske für alle Bereiche der Auftragsbearbeitung ist das sogenannte Cockpit

    Hier wird die Philosophie der Verkaufs- und Kundenorientierung besonders deutlich: nach Auswahl des Kunden dient das Cockpit zunächst als Informationsbasis für alle relevanten Informationen, die für den Kunden vorliegen. Sein Telefonverzeichnis mit den Daten der Ansprechpartner, die für ihn hinterlegten Rabatte, Sonderpreise, seine Verkaufshistorie, die Anzahl seiner zur Zeit offenen Vorgänge (Aufträge, Angebote, Lieferscheine usw.), seine Umsätze, die Vertreter-Besuchsberichte oder aktuelle Wettbewerbsinformationen - alles ist sofort sichtbar oder nur einen Mausclick entfernt!

    Zu bearbeitende Vorgänge eines Kunden werden hier aus der jeweiligen Übersicht zur Bearbeitung ausgewählt, oder es wird auf eine Neuerfassung entschieden. Fest definierte Neuerfassungen gibt es für

    Bei der allgemeinen Neuerfassung wird zunächst nicht entschieden, um welche Art der Erfassung es sich handelt, welcher Vorgang also am Ende der Erfassung ausgelöst wird. Hierdurch ist es möglich, z.B. ein telefonisches Verkaufsgespräch zu führen, an dessen Ende erst feststeht, was daraus wird: Kunde fragt nach Preisen und Verfügbarkeit mehrerer Artikel und entscheidet erst am Ende, ob er ein Angebot haben möchte, direkt den Auftrag erteilt oder lediglich eine Anfrage gestartet hat. Diese Prozessabfolge soll dazu führen, dass auch telefonische Anfragen am Ende der Erfassung im System gespeichert werden. Hieraus können später einerseits Auswertungen über das Kaufverhalten des Kunden gewonnen werden, andererseits entfällt eine Neuerfassung, falls der Kunde sich noch entscheidet, die angefragten Positionen zu bestellen oder ein Angebot hierüber anzufordern. Verkaufsfördernd ist ebenfalls, dass die Anfragen oder Angebote in der Wiedervorlage sowohl des Sachbearbeiters wie auch des zuständigen Vertreters erscheinen; jemand kann also nach einer angemessenen Frist wieder Kontakt mit dem Kunden aufnehmen. Ein weiterer Vorteil ist, dass jeder Mitarbeiter abgegebene Preis- oder Terminzusagen einsehen kann: damit entfällt die Möglichkeit, dass Mitarbeiter dem Kunden unterschiedliche Preise nennen, wenn dieser mehrfach bei verschiedenen Mitarbeitern nachfragt. Die Entscheidung, welcher Beleg am Ende der Erfassung entsteht, wird getroffen zwischen

    Angebot und Anfrage sind immer erlaubt. Andere Auswahlen können gesperrt sein: für Kunden, die nur gegen Bar beliefert werden, sind z.B. Rechnung oder Lieferschein nicht erlaubt. Auch eine Entscheidung für Lieferschein oder Rechnung wird nicht immer akzeptiert: umfangreiche Systemprüfungen verweigern z.B. den Rechnungs- oder Lieferscheindruck, wenn Wunschtermine des Kunden mehr als 3 Arbeitstage in der Zukunft liegen, oder falls der Kunde eine Komplettlieferung wünscht, die Artikel aber nicht komplett verfügbar sind; wird bei der Erfassung Lieferung aus dem Zentrallager gewählt, so ist auch hier nur die Speicherung als Auftrag möglich, weil bei ZVL-Versand der Kommissioniervorgang vorgeschaltet ist.

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    Die Positionserfassung

    Die Mindesteingaben für eine Position (sogenannte Schnellerfassung) sind eindeutiger Artikel, Menge und Wunschtermin. Alle weiteren Angaben werden entweder vom System automatisch zugespielt oder fallspezifisch abgerufen bzw. sind als kundenbezogene Pflichtfelder definiert. Die Eingabe des Artikels kann auf folgende Weise erfolgen:

    Einzelheiten des Positionssatzes:

    Positionsnummer - muss nicht zwangsläufig in Einerschritten sein: viele Kunden geben Positionsnummern in 10-er Schritten vor und erwarten diese auch auf den Lieferbelegen (im Kundenstamm zu hinterlegen!)

    Ware kann geliefert werden:

    Mengen:

    aus der Bestellmenge und der im Lieferstandort verfügbaren Menge wird eine mögliche Liefermenge errechnet und vorgeschlagen; eine Differenz wird in Rückstand gesetzt. Da die gespeicherten Bestandszahlen wegen der im System integrierten permanenten Inventur zu über 99% stimmen, erlaubt die Prozesssteuerung nicht, mehr in Liefermenge zu setzen, als tatsächlich verfügbar ist. Verfügbar sind die Mengen, die nicht durch andere Aufträge oder Just-in-time-Bestände anderer Kunden reserviert sind.

    Jumbo-Artikel (Stücklisten):

    Erfassung und Behandlung von Stücklisten ist unter Artikel-Jumbo beschrieben.

    Bei Jumbo-Artikeln mit variabler Länge (z.B. Schläuchen) wird ein zusätzliches Feld zur Längeneingabe bereitgestellt. Erst nach dieser Eingabe kann eine Verfügbarkeitsberechnung erfolgen.

    Termine:

    Je Position werden 4 Terminfelder verwaltet:

    Als Eingabe genügt entweder Tag oder Woche, die Umrechnung für das jeweils andere Feld erfolgt automatisch. Vorgeschlagen wird jeweils der nächste Arbeitstag oder, falls im Kundenstamm ein fester Liefertag eingetragen ist, dieser. Der in der Erfassung zuletzt gespeicherte Termin wird für die folgenden Positionen als Default gesetzt. Die Termine haben u.a. folgende Steuerungsfunktionen im weiteren Prozessablauf:

    Preise:

    Die Preisfindung erfolgt priorisiert gemäß nachfolgender Reihenfolge

    Bei gefundenen Rabatten wird entweder der aktuell gültige Listenpreis oder ein evtl. gespeicherter Aktionspreis oder ein evtl. vorhandener Staffelpreis (mit maximal 15 Mengenstaffeln) als Basis genommen. Rabatte können auch auf alte Listenpreise gewährt werden: da die Preise der letzten 5 Preiserhöhungen mit jeweiligem Gültigkeitsdatum gespeichert werden, kann durch Angabe von 'Liste 1' bis 'Liste 5' auf den letzten, vorletzten usw. Listenpreis zurückgegriffen werden. Wenn ein zum Zeitpunkt der Erfassung gültiger Aktionspreis niedriger ist als der im Rahmen der Preisfindung ermittelte, so wird der Aktionspreis vorgeschlagen.

    Rabatte können in der Form Erstrabatt / Zweitrabatt vorkommen.

    Auf den Preis können noch Legierungs- und / oder Teuerungszuschläge addiert werden.

    Auch die Einkaufspreise werden während der Erfassung angezeigt. Sie dienen einerseits als Kalkulationsbasis, andererseits zur Überprüfung der Marge. Die Marge (Bruttonutzen) einer Position wird aus der Differenz zwischen erzieltem Positionswert und dem Einkaufswert zum Schnittpreis (durchschnittlicher Einkaufspreis) errechnet. Es ist auch erlaubt, einen abweichenden Margen-Einkaufspreis einzugeben; da sich dies jedoch auf die Provisionsabrechnung auswirken kann, wird für diese Eingabe eine Kontrolldatei fortgeschrieben.

    Sonderfälle der EK-Preis-Behandlung: wegen unterschiedlicher Stützungsmodelle verschiedener Lieferanten sind auch abweichende Regeln zur Ermittlung des Margen-EK hinterlegt.

    Behandlung von Sonder-Einkaufskonditionen im Verkauf: wird während der Erfassung festgestellt, dass für diesen Kunden für den Kaufartikel bei irgendeinem Lieferanten eine spezielle Sonder-Einkaufskondition hinterlegt ist, so erhält der zuständige Zentraleinkäufer automatisch eine Mail mit den Einzelheiten über diesen Verkauf. Unabhängig davon, ob der Artikel im Lagervorrat ist oder nachbestellt werden muss, kann er entsprechend reagieren, damit die Sonderkondition nicht verloren geht. 

    Texte:

    Je Position und für den Gesamtvorgang können 2 Arten von Texten erfasst und bearbeitet werden

    Für beide Fälle können auch Textbausteine aus einer Festtextdatei abgerufen werden. Zusätzlich erscheinen auf den Kundenbelegen noch mögliche Artikel-Zusatztexte oder Langtexte.

    Kundenspezifische Pflichtfelder:

    sind beschrieben unter Zwangseingaben.

    Alternativ-Lieferungen:

    Wie bereits im Artikelstamm beschrieben, können für einen Artikel auch Alternativen definiert sein. Sollte der gewünschte Artikel nicht verfügbar sein, aber eine oder mehrere Alternativen, so werden diese zur Lieferung vorgeschlagen. Dabei kann wahlweise der Preis für den bestellten oder den alternativ zu liefernden Artikel zur Berechnung herangezogen werden.

    Komfort-Funktionen:

    Einige der während der Positionserfassung eingegebenen Daten wie z.B. neue Kunden-Identnummer oder Sonderpreis können wahlweise in die entsprechenden Stammdaten übernommen werden. Außerdem gibt es zum gerade bearbeiteten Artikel umfangreiche Auskunftsfunktionen: aktuell vorliegende Kundenaufträge oder Lieferantenbestellungen mit Informationen zu Mengen und Terminen, Buchungskartei-Auskunft über die letzten Verkäufe an diesen Kunden sowie die letzten Zugänge des Artikels. Besonders wichtig in diesem Zusammenhang sind auch die derzeit aktuellen sowie die bereits abgelegten artikelbezogenen Angebote an diesen Kunden.

    Weiterhin können - wichtig bei umfangreichen Vorgängen mit vielen Positionen - im Bereich der Positionsübersicht nachfolgende Funktionen benutzt werden

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    Der Abschluss

    Die Kopf- und Fußdaten der Erfassung werden zum Abschluss eingegeben. Hierzu zählen

    Nach der Wahl des Vorgangs (Angebot, Auftrag, Sofortrechnung etc.) erfolgt die Auswahl der Ausgabe: eine AB oder ein Angebot kann gedruckt, gefaxt oder als PDF-Anhang zu einer E-Mail verschickt werden.

    Bei Fax oder Mail öffnet sich automatisch das Telefonbuch des Kunden; aus den Einträgen können beliebig viele Nummern / Mailadressen angeclickt und natürlich auch manuelle Nummern eingetragen werden. Zusätzliche Preisdruck-Kriterien wie z.B. 'Angebot nur als Komplettsumme' können gewählt werden. Das Wiedervorlage-Datum steuert, wann der Vorgang dem Bediener wieder in seine Wiedervorlage gestellt wird: so sollten Anfragen oder Angebote nach 3 Arbeitstagen automatisch wieder erscheinen, um evtl. beim Kunden nachzufragen.

    Beim Abschluss eines Auftrags kann auch eine Verknüpfung zu einer Lieferanten-Order hergestellt werden. Einzelheiten hierzu befinden sich unter dem Punkt Verknüpfungs-Strategie.

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    Prozess-Beschreibung Konsignationslager

    Ist ein Kunde als Konsi-Kunde gekennzeichnet, so kann zum Abschluss der Auftragserfassung entschieden werden, ob der Auftrag/die Lieferung in sein Konsignationslager geliefert werden soll. Diese Lieferungen erfolgen immer per Konsi-Lieferschein. Die Ware bleibt im Eigentum des Mandanten; sie wird jedoch nicht auf Standort- oder ZVL-Bestandslisten geführt, sondern in gesonderten Rubriken. 

    Die Konsi-Lieferscheine werden gedruckt und archiviert, jedoch nicht für den Sammelrechnungslauf bereitgestellt. Erst wenn der Kunde die Entnahme - also den Verbrauch - aus dem Konsilager mitgeteilt hat, erfolgt die Abrechnung über einen gesonderten Programmpunkt. Dabei kann der Mitarbeiter den Artikel aus den Konsibeständen des Kunden auswählen - wahlweise auch aus bestehenden Alternativen oder über die kundeneigene Materialnummer. Eine Fakturierung ist maximal in der Höhe des Konsibestandes möglich.

    Ware kann auch aus dem Konsilager wieder in den eigenen Bestand überführt werden. Dies geschieht ausschließlich über die Generierung eines Konsi-Minus-Lieferscheins.

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    Automatikläufe 

    (nur im Standort anzuwenden; Abwicklung bei Einsatz eines Zentrallagers ist an anderer Stelle beschrieben.)

    Der Sinn der Automatikläufe besteht darin, ohne manuellen Eingriff aus den vorliegenden Kundenaufträgen diejenigen herauszusuchen, welche die Kriterien für eine Weiterverarbeitung - Kommissionierung und Versand - am heutigen Tag erfüllen. Sinnvollerweise angewählt nach Abschluss der Zugangsverbuchungen; durch die Zugänge wurden rückständige Positionen in Liefermenge gesetzt.

    Es werden Aufträge gezogen,

    Automatiklauf Kommissionierscheine: für die Aufträge werden einzelne Kommissionierscheine sortiert nach Lagerorten (falls im Lagerstamm des Standorts vorhanden) erstellt. Dabei wird der jeweils vorhandene Bestand mit angedruckt. Dies ermöglicht eine permanente Inventur: der Mitarbeiter, der die Artikel aus dem Regal entnimmt, kann gleichzeitig den Bestand kontrollieren und eventuelle Differenzen auf dem Schein vermerken. Die KommScheine gehen nach dem Pickvorgang zurück zum Verkauf bzw. werden zur Korrektur von evtl. Fehlbeständen benutzt. 

    Automatiklauf Belegdruck: nach evtl. erfolgter Korrektur von Fehlmengen werden hiermit automatisch die Kundenbelege gedruckt. Da im Kundenstamm voreingestellt ist, auf welche Art der Kunde beliefert wird (Lieferschein, Sofortrechnung, Barverkauf), ist die Art des zu druckenden Beleges festgelegt.

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    Sammelrechnungen

    In diesem Bereich werden die Rechnungen für Kunden erstellt, die kontinuierlich mit Lieferschein beliefert wurden. Wahlweise druckbar für Einzelkunden, für alle Kunden, mit Wertabprüfung: nur an solche Kunden berechnen, bei denen der Wert aller Lieferscheine eine frei wählbare Grenze überschreitet. Kunden, die aus irgendeinem Grund bei diesem Lauf keine Rechnung erhalten sollen, können in eine Ausnahmenliste eingetragen werden. Es erfolgt kein Druck, wenn ein Kunde im Stamm mit 'Sammelrechnung nur Monatsende' gekennzeichnet ist; bei Kennzeichnung des Laufs als Monatsendelauf werden natürlich auch die Rechnungen für diese Kunden gedruckt.

    Im Vorlauf erfolgt der Rechnungsdruck für eventuell vorhandene auftragsbezogene Abrechnungen

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    Nachbelastungen

    Wenn bei der Rechnungserstellung eine Positionen ohne Preis gefunden wird, deren Artikel jedoch als zu berechnen gekennzeichnet ist, so werden diese Daten in ein sogenanntes Nachbelastungsbuch eingestellt. Dieses ist periodisch von dazu bestimmten Mitarbeitern zu bearbeiten: entweder werden Preise eingetragen, oder die Position wird gelöscht, z.B. für Mustersendungen o.ä.; im Anschluss an die Preispflege werden die Positionen entweder sofort berechnet oder für den nächsten Sammelrechnungslauf abgestellt.

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    Diverse Tools und Listen

    Zusätzliche Programme wie Listen der offenen Aufträge / Angebote, Kassenbuch-Druck, Druck und Anforderung von UPS-Aufklebern, Liste der UPS-Trackingnummern, Paket-Aufkleber und Artikel-Etiketten vervollständigen den Verkaufsbereich.

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    E I N K A U F

    Für die Abwicklung des Einkaufsbereichs ist die Position des Zentraleinkäufers (ZEK) gedacht. Bei entsprechender Produktvielfalt bearbeiten mehrere Zentraleinkäufer ein oder mehrere Sortimente. Über die Zuordnung der ZEK zu Untergruppen ist jeder Artikel eindeutig einem ZEK zugeordnet, somit erscheint ein Artikel nur im Bestellvorschlag des ihm zugeordneten ZEK.

    Lieferanten-Bestellungen können zwar von jedem Mitarbeiter, dem das Recht zugeteilt ist, erfasst werden, jedoch erfolgt die Freigabe und die Weiterleitung an den Lieferanten immer über den zuständigen ZEK, der über die Neuerfassung mittels internem Memo informiert wird. Eine Ausnahme bildet hier das Streckengeschäft: Direktlieferungen vom Lieferanten an Kunden können von jedem autorisierten Mitarbeiter in Eigenverantwortung abgeschickt werden.

    Programme aus dem Bereich EINKAUF

    (Clicken Sie auf einen Programmbereich, zu dem Sie nähere Einzelheiten sehen möchten)

    Weitere Punkte zu automatischen Abläufen sind zu finden unter:

    Einkauf / Orderbearbeitung

    Startmaske für alle Bereiche der Orderbearbeitung ist das sogenannte Einkaufszentrum ("The Mall"). 

    Eine ähnlich aufgebaute Maske wie die des Verkaufs-Cockpits bietet nach Anwahl eines Lieferanten sämtliche benötigten Informationen. Sein Telefonverzeichnis mit den Daten der Ansprechpartner, die für ihn hinterlegten Rabatte, Sonderpreise, seine Einkaufshistorie, die Anzahl seiner zur Zeit offenen Vorgänge (Order, Anfragen, Einkaufsrechnungen, unbearbeitete Rück-Lieferscheine usw.), sowie die mit dem Lieferanten getätigten Einkaufsumsätze.

    Weiterhin erfolgt die Anzeige der für eine Ordererfassung wichtigen Stammdaten wie Mindestbestellwert, Mindestpositionswert, FreiHaus-Lieferung ab Warenwert.

    Zu bearbeitende Vorgänge eines Lieferanten werden hier aus der jeweiligen Übersicht zur Bearbeitung ausgewählt, oder es wird auf eine Neuerfassung entschieden. Fest definierte Neuerfassungen gibt es für

    Die Positionserfassung

    Nach Auswahl des zu bestellenden Artikels und Eingabe der Bestellmenge spielt das System die benötigten Zusatzinformationen wie Mindestbestellmenge und  Verpackungseinheit ein. Außerdem ermittelt das Programm den Preisvorschlag in der Reihenfolge 

    Sonderfall: wenn kunden- oder konzernspezifische Preis- oder Rabattvereinbarungen vorliegen (Beispiel: Lieferant A gewährt für den Kunden oder Konzern XYZ eine Sonderkondition von 78% + 3% Rabatt) auf den zu bestellenden Artikel, so wird auf diese existierende Sonderkondition deutlich hingewiesen. Der Einkäufer kann dann entscheiden, ob er zu dieser Sonderkondition bestellt oder den Standardpreis belässt.

    Sonderfall Abruforder: nach Anwahl dieser Funktion kann in einem separaten Fenster eine Abruforder generiert werden. Über die gewünschte Anzahl der Abrufe mittels Eingabe von Mengen und Terminen wird eine entsprechende Anzahl von Orderpositionen erzeugt. Diese Abrufpositionen werden in den Berechnungen zur Disposition und Bestellvorschlag gesondert behandelt: sofern eine Position nicht für innerhalb der nächsten 3 Arbeitstage bestellt ist, wird sie nicht in die Anzahl der vorliegenden Orders eingerechnet, weil es ansonsten zu ungewollten Verzögerungen bei dringend benötigten Kundenaufträgen kommen könnte. Ein nicht vorrätiger Artikel für einen Kundenauftrag erscheint also im Bestellvorschlag, obwohl bereits eine Abruforder mit Wunschtermin 4 Wochen später vorliegt; natürlich erscheint ein deutlicher Hinweis auf diese Abruforder, damit der ZEK den Abruf evtl. vorziehen kann.

    Weitere Eingaben bei der Positionserfassung sind der Wunschtermin (in Tages- oder Kalenderwoche) sowie zusätzliche Texte, entweder als interner Text zur Order oder zum Druck auf den Lieferantenbeleg.

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    Abschluss der Order

    In der Abschlussmaske können zusätzliche Daten wie Bestelldatum, gesonderter Bestelltext, Versandvorgaben usw. bearbeitet werden. Die meisten Inhalte sind durch Vorgaben im Lieferantenstamm voreingestellt. Wird als Lieferanschrift ein Kunde gewählt, so erkennt das System auf Streckengeschäft und bietet im Anschluss an den Orderversand die automatische Erstellung eines Kundenauftrags an (siehe Verknüpfungs-Strategie).

    Die Order wird entweder lediglich gespeichert, z.B. weil sie als Wochenbestellung nur freitags verschickt werden soll,  oder dem Lieferanten zugestellt. Dafür stehen wiederum mehrere Möglichkeiten zur Wahl. Die Order kann gedruckt, gefaxt oder als PDF-Anhang zu einer E-Mail verschickt werden. Bei Fax oder Mail öffnet sich automatisch das Telefonbuch des Lieferanten; aus den Einträgen können beliebig viele Nummern / Mailadressen angeclickt und natürlich auch manuelle Nummern eingetragen werden. Für Lieferanten, mit denen eine EDI-Verbindung besteht, wird die Order standardmäßig per EDI zugestellt.

    Das Wiedervorlage-Datum steuert, wann der Vorgang dem Bediener wieder in seine Wiedervorlage gestellt wird: standardmäßig 1 Tag nach Ablauf des frühesten Wunschtermins; wenn dann die Order noch offen ist, muss der Einkäufer aktiv werden.

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    Bearbeitung von Lieferanten-Auftragsbestätigungen

    Die Bearbeitung von Lieferanten-ABs zieht umfangreiche automatische Abläufe nach sich. Nach Aufruf der Order und Eingabe von Terminen und AB-Nummer können wahlweise VK- und EK-Preisänderungen im Artikelstamm vorgenommen werden (z.B. wenn sich der VK-Preis geändert hat). Bei der Verarbeitung der Eingaben werden zu den einzelnen Positionen die vorliegenden Kundenaufträge angezeigt, sortiert nach frühestem Kundenwunschtermin; der Einkäufer kann entscheiden, ob die Termine - zzgl. 3 Arbeitstage - in die Kundenaufträge übernommen werden. Wird dabei der Kundenwunschtermin um mehr als 7 Tage überschritten, so kann optional eine automatisierte Mail an den zuständigen Verkaufssachbearbeiter erstellt werden, welcher mittels dieser Information und einem zusätzlichen Eintrag in seiner Wiedervorlage entscheiden kann, ob er seinen Kunden per Auftragsbestätigung informiert.

    Eine weitere Mail wird dann erstellt, wenn sich durch einen höheren EK-Preis als veranschlagt für vorliegende Kundenaufträge eine Margenverringerung um 5% oder mehr ergibt. Ausnahmen sind Kunden mit hinterlegten Lieferanten-Sonderpreisen / Stützungskunden; da hier der Margen-EK meistens deutlich unter den Standard-Einkaufspreisen liegt, erfolgt keine Meldung.

    Hat sich ein Einkaufspreis gegenüber der Bestellung geändert, so wird in den zugeteilten Kundenaufträgen dieser neue EK-Preis als Margen-EK eingesetzt, falls der bisher dort benutzte dem bisherigen Schnitt-EK entspricht. Anderenfalls wird davon ausgegangen, dass der Verkäufer bewusst einen abweichenden Margen-EK eingetragen hat; dieser wird dann unverändert belassen.

    Der Vorschlag zur Zuteilung der Termine und Daten auf Kundenaufträge erfolgt nach folgender Regel: wird eine Order erstmalig vom Lieferanten bestätigt, so werden nur Aufträge berücksichtigt, die noch keinen bestätigten Termin eingetragen haben. Handelt es sich um eine Nachtrags-AB, also eine Änderung einer bereits einmal bestätigten Order, zieht das Programm nur solche Aufträge, die bereits einmal mit einem Termin versehen wurden.

    Die hier beschriebenen Funktionen greifen nur, wenn es sich nicht um eine mit einem Auftrag verknüpfte Order handelt. Die für diesen Fall geltenden Regeln sind im Abschnitt 'Verknüpfungs-Strategie' beschrieben.

     

    Rücksendungen

    Rücksendungen an Lieferanten werden grundsätzlich in der gleichen Maske erfasst. Lediglich zu Beginn sind einige Zusatzeingaben zwangsweise erforderlich: Grund für die Rücksendung (aus Tabelle auszuwählen), LS-Nummer und Datum des Eingangs der Lieferung (auszuwählen aus Buchungskartei), sowie eine evtl. vom Lieferanten vergebene RMA-Nummer. Fallweise kann entschieden werden, ob für diese Rücksendung eine Bestandsabbuchung erfolgen soll. Die restlichen Eingaben verlaufen analog zur Orderbearbeitung.

    Die Rücksendungen bleiben als offene Vorgänge bestehen, bis entweder eine Zubuchung z.B. von reparierten Teilen oder einer Ersatzlieferung erfolgt, oder der Erhalt einer Gutschrift durch die Buchhaltung für diesen Vorgang verbucht wird.

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    Lieferanten-Anfrage

    Die Bearbeitung der Lieferanten-Anfrage erfolgt in der gleichen Form wie die Orderbearbeitung. Im Abschlussbereich kann eine Anfrage durch Knopfdruck nach Auswahl weiterer Lieferantennummern auf andere Lieferanten kopiert werden. Nach Erhalt eines entsprechenden Angebotes kann eine Anfrage direkt in eine Order umgewandelt werden.

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    Die Verknüpfungs-Strategie

    Es wurde bereits erwähnt, dass Kundenaufträge und Lieferanten-Bestellungen miteinander verknüpft werden können. Diese Funktion, die sowohl bei Abschluss einer Ordererfassung (insbesondere bei Streckengeschäft) wie auch zum Abschluss der Auftragserfassung aufgerufen werden kann, ermöglicht nachfolgende Prozessabläufe:

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    Liefer-Anmahnung

    In diesem Bereich werden die Orders, die von Lieferanten nicht rechtzeitig, d.h. nicht zum bestätigten Termin oder bei fehlender Bestätigung nicht zum Wunschtermin geliefert wurden, angemahnt. Lieferanten können manuell in die Ausnahmeliste eingetragen werden, oder durch eine entsprechende Selektion im Lieferantenstamm vom Mahnwesen ausgeschlossen werden. Man kann einen Lieferanten einzeln mahnen, separat eine ausgewählte Order mahnen, oder alle Lieferanten. Da die Anmahnungen von einem ZEK oder Disponenten aufgerufen werden, erscheinen nur solche Bestellungen in der Mahnung, für die der entsprechende Mitarbeiter zuständig ist.

    Durch die Angabe der Tage bis zur nächsten Mahnung wird dafür gesorgt, dass eine heute angemahnte Orderposition frühestens in x Tagen erneut gemahnt wird. Eine Versandautomatik sorgt dafür, dass die Mahnungen per Mail mit PDF-Anhang an eine im Lieferanten-Telefonbuch fest zugeordnete Mailadresse  oder an die Mailadresse des ZEK verschickt werden. Letzterer kann dann die Mails an den entsprechenden Lieferanten weiterleiten.

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    Der BESTELL - VORSCHLAG

    Das Bestellwesen wird hauptsächlich über diesen Programmpunkt abgewickelt. Ein Zentraleinkäufer (ZEK) erhält hier in tabellarischer Form eine Übersicht über alle ihm zugeordnete Artikel, 

    welche nach einem vorgegebenen Formel- und Regelwerk bestellt werden müssten. Dabei kann in einer Vorauswahl entschieden werden, ob der Vorschlag nur für Artikel mit Kundenaufträgen, für Artikel mit Mindestbestandsunterschreitung in kürzlich bewegten Artikeln, oder für komplette Untergruppen / Sortimente ermittelt werden soll.

    Die Dispo-Formel

    1. Regeln:

    2. Formel:

    Abweichungen zu diesen Regeln und Formeln sind beschrieben unter dem Sonderfall BESTELL-AGENT.

     

    Die wesentlichen Informationen für die Entscheidungsfindung des Einkäufers sind in der ersten Übersicht dargestellt:

    Weitergehende Informationen, die den Einkäufer interessieren, werden nach Auswahl einer Position in einem separaten Infofenster dargestellt:

    In einer Position kann der Einkäufer die vorgeschlagene Menge oder die Termine verändern. Er kann den Lieferanten aus den für diesen Artikel hinterlegten Lieferanten aussuchen oder einen neuen hinzufügen, der dann gleichzeitig als neuer Lieferant in den Artikelstamm aufgenommen werden kann. Positionen können einzeln oder gesamt zwischen 'Bestellen' und 'Nicht bestellen' geswitcht werden. Besonderheit bei mehreren Standorten: erkennt der ZEK, dass ein Bedarf in einem anderen Standort ausreichend verfügbar ist und eine Nachbestellung beim Lieferanten zu lange dauern könnte, kann er die Ware per Warenverschiebung zwischen den Standorten aufteilen; bei ausreichender Menge wird die Vorschlagsposition entfernt.

    Der ZEK kann einzelne Zwischenbestellungen für einen ausgewählten Lieferanten generieren, den Bestellvorschlag für weitere Bearbeitung ablegen, oder die Vorschläge insgesamt bestellen. Zunächst wird überprüft, ob für einen Lieferanten bereits offene Bestellungen existieren, die noch nicht abgeschickt wurden (Sammel- oder Wochenbestellungen). An diese können dann optional Positionen aus dem Vorschlag angehängt werden. Anderenfalls werden neue Bestellungen pro Lieferant und Standort fertig erstellt; sie liegen anschließend zur Überprüfung und Versand in der Ablage des Einkäufers. Der weitere Arbeitsablauf für diese Orders ist im Punkt Abschluss der Order dokumentiert.

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    DER BESTELL-AGENT

    Zur Entlastung der Einkäufer von immer wiederkehrenden Routine-Bestellungen wird der Bestell-Agent eingesetzt. Er führt bei Lieferanten und Artikelgruppen (beide müssen entsprechend markiert sein), für die sämtliche relevanten Bestellinformationen vorhanden sind, zu vollautomatischen Bestellungen einschließlich Übermittlung an den Lieferanten, ohne dass ein Einkäufer noch einen Arbeitsschritt erledigen muss. Der Agent ist kein aufrufbarer Programmpunkt; die Ermittlung und Generierung dieser Orders erfolgt immer unmittelbar vor Erstellung des Bestellvorschlags.

    Folgende Parameter sind zur Optimierung des Bestell-Agenten und für Sicherheitszwecke hinterlegt und können im Lieferantenstamm ein- bzw. ausgeschaltet werden:

    Der automatische Versand erfolgt per EDI, falls Lieferant daran teilnimmt; anderenfalls an die 1. hinterlegte Mailadresse des Lieferanten-Telefonbuchs; falls keine Mailadresse vorhanden, an die 1. hinterlegte Faxnummer. Ohne Kontaktdaten wird die Order auf dem Standarddrucker des Einkäufers ausgedruckt.

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    Warenverschiebung (nur bei mehreren Standorten)

    Zentraleinkäufer erhalten - meist über den Bestellvorschlag - Kenntnis vom Bedarf in einem Standort, der in anderen Standorten möglicherweise frei verfügbar ist. Es liegt in seinem Ermessen, ob er die Ware beim Lieferanten bestellt, oder ob er sich z.B. aus Termin- oder Überbestandsgründen für eine Warenverschiebung entscheidet. Nach Anwahl des Artikels kann der abgebende und empfangende Standort bestimmt sowie die Menge eingegeben werden. Die Verschiebung kann als reine Lagerauffüllung deklariert oder fest einer Kundenauftragsposition zugeordnet werden. 

    Die weitere Abwicklung erfolgt automatisch: täglich werden in den Standorten Hausumbuchungsscheine gedruckt, im Zentrallager mehrfach. Dabei kann optional ein Zielstandort selektiert und zwischen Umbuchungen für Kundenaufträge und Lagerware unterschieden werden. Die Ware wird gepickt und verschickt. Im empfangenden Haus werden die Scheine zugebucht wie eine Lieferanten-Bestellung; die Artikel werden entweder dem zugeordneten Kundenauftrag zugeteilt oder im Lager vereinnahmt. Zwischen dem Zeitpunkt des Umbuchungsschein-Drucks (Abbuchung) und der Zugangsverbuchung befinden sich die Artikel im Zustand 'schwebende Ware', was bei der Lagerwert-Ermittlung berücksichtigt werden muss.

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    Warenanforderung (nur bei mehreren Standorten)

    Bei Bedarf in einem Standort kann ein Mitarbeiter - sofern er das Programmrecht besitzt - Artikel aus dem Zentrallager anfordern. Die Anforderung kann zur Lagerauffüllung bestimmt sein - jedoch nur für Artikel, die als sog. Handlager-Artikel deklariert sind - oder fest einer Kundenauftragsposition zugeordnet werden. Der weitere Ablauf ist oben unter Warenverschiebung beschrieben.

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    Mindestbestands-Ermittlung

    Die Ermittlung neuer Mindestbestände kann standortbezogen für die Handläger, komplett für alle, oder nur für das Zentrallager durchgeführt werden. Sie kann automatisiert nach Zeitintervall ablaufen oder manuell angestoßen werden. Grundlage für die Ermittlung sind Parameter, die für jede Untergruppe separat eingestellt werden können. Sie können auch zur Laufzeit verändert und dabei wahlweise fest in den Untergruppenstamm übernommen werden. Die Parameter sind

    Um einen neuen Mindestbestand für einen Artikel zu errechnen, muss die Mindestanzahl an Verkäufen wie auch eine Mindestanzahl an verschiedenen Kunden vorliegen. Ausnahme gilt in Standorten: wurde ein Artikel mehrfach, aber nur an einen Kunden verkauft, handelt es sich dabei um den DIV- bzw. Barverkaufskunden - also real um eine Vielzahl von verschiedenen Kunden; dann erfolgt die Berechnung. Damit nicht frühere Verkäufe an Kunden eingerechnet werden, die ab irgendeinem Zeitpunkt nicht mehr kaufen, weil sie evtl. insolvent oder abgesprungen sind, können diese Kunden in einer Ausnahmenliste pro Untergruppe verwaltet werden; Verkäufe an diese Kunden werden bei der Ermittlung nicht eingerechnet.

    Zu Kontrollzwecken kann eine Protokolldatei erstellt werden, die alle Abweichungen des neuen vom bisherigen Mindestbestand zu einem frei wählbaren Prozentsatz aufzeichnet.

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    ABC - Klassifizierung

    Dieses Tool ermittelt neue ABC-Klassifizierungen nach folgenden Regeln: für alle Lager-Artikel wird im Zeitraum der letzten XX Monate die Anzahl der Abgänge aus dem Zentrallager ermittelt. Dabei werden auch Hausumbuchungen an andere Standorte berücksichtigt. Je nach Anzahl der Picks werden die Artikel gemäß der frei wählbaren Grenzwerte eingestuft in Klassen A bis E. Dabei werden Artikel protokolliert, die sich um mehr als eine Klasse verändern, da diese in andere Lagerbereiche umgelagert werden sollten.

    Liste Offene / Fehlende Order

    In diesem Programm können entweder alle Kundenaufträge gelistet werden, zu denen bisher keine Order erstellt wurde (Kontrollfunktion), oder eine Liste aller offenen Orders, die bestimmte Kriterien erfüllen: nicht übermittelte, überfällige etc. 

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    L A G E R / L O G I S T I K

    Die Programme im Bereich Lager/Logistik steuern in erster Linie den Ablauf im Zentrallager in den Bereichen Wareneingang, Kommissionierung/Fertigung und Verpackplatz/Warenausgang. Lediglich das Verbuchen der Zugänge sowie Bestandskorrekturen findet auch in den Standorten statt; Pflegeprogramme wie Lagerort-Verwaltung etc. werden in den Standorten nicht benötigt.

    Programme aus dem Bereich LAGER / LOGISTIK

    (Clicken Sie auf einen Programmbereich, zu dem Sie nähere Einzelheiten sehen möchten)

    Lagerstamm und Bestände

    Dient einerseits als Auskunftsprogramm für die aktuellen Bestände, Verfügbarkeiten, Lagerorte, Just-In-Time-Vereinbarungen, Mindest- und Konsibestände; jeweils für alle Standorte. Außerdem können hier verschiedene Daten wie Maximalbestand, Mindestbestand, Verpackungs-Abmessungen, Losgrößen für die Lagerplätze usw. verwaltet werden.

    Zubuchen

    In diesem Bereich werden die Zugänge aus Lieferanten-Bestellungen zugebucht. Da die Lieferanten angehalten sind, die Order-Nummer auf den Belegen anzugeben, genügt in den meisten Fällen die Angabe der Order-Nummer. Anderenfalls kann beim Lieferanten aus seinen offenen Bestellungen ausgewählt werden.

    Ist die Order ausgewählt, werden alle offenen Positionen mit Artikelcode, Lieferanten-Artikelnummer (falls dieser nur seine eigenen auf dem Beleg gedruckt hat), bestellter Menge angezeigt. Zusätzlich gibt es die Information, für wen die Ware bestimmt ist bzw. zugeteilt wird.

    Zugangsmengen können verändert werden, Teil- oder Überlieferungen sind erlaubt. Eine Order kann komplett oder teilweise zugebucht werden; die Auswahl der zu buchenden Positionen erfolgt über einen OK-Schalter. Die Eingabe der Lieferschein-Nummer des Lieferanten ist Pflicht; sie wird mit dem zum Abschluss der Buchung einzuscannenden Barcode, der mit einem vorgefertigten Etikett auf den Beleg aufzubringen ist, für das Dokumentenarchiv verknüpft. 

    Prozessablauf bei Zugang:

    Nach Abschluss der Buchung befindet sich die Ware zunächst im Bestand des Wareneingangs (in den Standorten wird sofort in den aktuellen Lagerbestand gebucht). Der Zugang wird in der Buchungskartei (Historie) gespeichert. Es werden Datensätze für die spätere Prüfung der Einkaufsrechnung abgestellt; der zum Zeitpunkt des Zugangs vorhandene Altbestand und der aktuelle Schnittpreis werden dort mitgeführt, um bei Buchung der Einkaufsrechnung einen korrekten neuen Schnittpreis ermitteln zu können. 

    Die Zuteilung auf Kundenaufträge erfolgt automatisch: bei verknüpften Positionen (siehe Verknüpfungs-Strategie) zu dem verknüpften Auftrag; bei anderen Positionen in der Reihenfolge der Kundenwunschtermine. Es werden im Anschluss folgende Belege erstellt:

    Die Einlagerscheine werden sortiert nach Lagerorten gedruckt (Wegoptimierung beim Einlagern); lediglich für neue Artikel ohne Lagerort muss der Einlagerer einen Lagerort suchen.

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    Einlagerscheine bearbeiten (nur bei Einsatz Zentrallager)

    Wurde die Ware eingelagert und evtl. neue Lagerorte vergeben, erfolgt die Verarbeitung in diesem Programm. Die Vergabe eines Lagerortes ist Pflicht. Durch die Verarbeitung wird die Ware aus dem Wareneingangsbestand in den aktuellen Bestand umgebucht. Erst ab diesem Zeitpunkt steht sie für weitere Verkäufe, Lagerwert-Berechnungen, Inventuren usw. zur Verfügung.

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    Kommissionieren (nur bei Einsatz Zentrallager)

    Der Kommissioniervorgang wird im ZVL am sogenannten Leitstand für folgende Vorgänge durchgeführt:

    Auf allen Belegen werden die Beleg- und Seitennummer in Barcode gedruckt; bei den weiterverarbeitenden Programmen (Verpackplatz, Zubuchung HUB-Scheine) brauchen diese Nummern lediglich per Tastaturscanner eingelesen zu werden.

    Durch den Belegdruck werden die Bestände aktualisiert: bei Kommissionierung und Fertigung werden sie vom aktuellen Bestand in den Kommissionierbereich gebucht; bei Hausumbuchungen stehen sie in 'schwebender Ware'.

    Ausblick: aktuell wird im Zentrallager noch mit Papierbelegen gearbeitet. Für die Zukunft ist jedoch an den Einsatz von intelligenten Scannersystemen gedacht, die eine beleglose Kommissionierung ermöglichen.

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    Der Verpackplatz (nur bei Einsatz Zentrallager)

    Die Ware kommt mit den Kommissionierscheinen am Verpackplatz an. Der Verpacker scannt die KommSchein- und Seitennummer und erhält auf dem Bildschirm die Übersicht der erwarteten Positionen eines Auftrags. Sind weitere Seitennummern zu einem Auftrag unterwegs, so erhält er keine Freigabe zum Druck der Lieferpapiere, sondern wird zur Eingabe einer Fachnummer aufgefordert, in das er die Ware in Warteposition ablegt. Erst nach Einscannen der letzten fehlenden Seite erfolgt die Druckfreigabe. Es werden jetzt Lieferscheine und - abhängig von den Vorgaben im Kundenstamm - evtl. auch Rechnungen gedruckt bzw. für die Datensammlung der e-Post bereitgestellt. Bei UPS-Versandvorgabe (der Standard) werden jetzt automatisch die UPS-Etiketten erstellt.

    Kommt am Verpackplatz ein KommSchein an mit dem Vermerk, dass Ware nicht in der geforderten Menge am Lagerort lag, so kann die Menge korrigiert werden. Die Belege werden mit den restlichen Positionen erstellt, die fehlende Menge verbleibt als Rückstand im Auftrag.

    Es ist den Mitarbeitern im Versandlager nicht erlaubt, Änderungen in Aufträgen vorzunehmen. Die Mengenänderung bei fehlender Ware wird durch die oben beschriebene Korrektur automatisch vom Programm durchgeführt. Einzige Ausnahme: die Versandart kann aus wichtigen, z.B. organisatorischen Gründen geändert werden.

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    Bestands-Korrektur

    In diesem Programmteil können festgestellte und geklärte Fehlbestände (Mehr- oder Mindermengen) ein- bzw. ausgebucht werden. In den Standorten gibt es nur den 'Normalbestand'; im ZVL kann wahlweise auch im Bereich 'Überbestand' oder 'Wareneingangsbestand' gebucht werden. Jede Buchung ist mit einer Begründung zu versehen; sämtliche Buchungen werden protokolliert. Diese Protokolle können täglich z.B. von den Standortleitern kontrolliert werden. Bei größeren Veränderungen des Lagerwerts erfolgt eine automatische Meldung an die Geschäftsleitung.

    Beziehen sich Bestandsminderungen auf Artikel, die in Kundenaufträgen in Liefermenge stehen, so werden diese bei nicht ausreichender Verfügbarkeit automatisch wieder in Rückstand gesetzt. Umgekehrt überprüft ein Daemonprozess kontinuierlich die Auftragsartikel in allen Lägern auf Verfügbarkeit, und überführt so eventuelle Bestandserhöhungen automatisch in Liefermenge.

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    Verwaltung Lagerorte (nur bei Einsatz Zentrallager)

    Hier können die Lagerorte mit bestimmten Losgrössen versehen werden. Diese sollen im Zusammenhang mit den im Lagerstamm eines Artikel verwaltbaren Losgrössen-Mengen zukünftig eine automatische Lagerplatzvergabe ermöglichen.

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    Abweichungen prüfen

    Wie an anderer Stelle bereits erwähnt, werden die Einkaufsrechnungen im Warenwirtschaftssystem geprüft und gebucht. Der Prozessablauf ist unter dem entsprechenden Programmpunkt beschrieben. Werden bei diesen Buchungen Differenzen in Mengen und/oder Preisen zu den zugebuchten Wareneingängen festgestellt, so werden diese in die Abweichungsliste aufgenommen. Mitarbeiter des Wareneingangs sowie die Einkäufer haben in regelmäßigen Abständen die Abweichungen zu prüfen und dabei die Mengen oder Preise zu akzeptieren oder abzulehnen. 

    Dabei bekommen sie genau die Positionen angezeigt, die sie selbst bearbeitet haben und müssen entscheiden, ob die Lieferantenrechnung akzeptiert werden kann oder abgelehnt werden muss. Wurde z.B. eine größere Stückzahl berechnet als zugebucht, so muss der Mitarbeiter klären, ob evtl. eine Fehlbuchung seinerseits vorliegt. Er kann zusätzliche Kommentare abgeben, die der Buchhaltung angezeigt werden.

    Je nach Entscheidung übernimmt die Buchhaltung später die Lieferantenrechnung als korrekt, oder erstellt eine Belastungsanzeige an den Lieferanten.

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    A U S K U N F T S - Programme

    (Clicken Sie auf einen Programmpunkt, der Sie interessiert)

    Die Auskunftsprogramme zeigen in übersichtlicher Form alle historischen und aktuellen  Daten und Informationen.

    Offene Vorgänge

    Bietet die Übersicht über sämtliche offenen Vorgänge im System wie Anfragen, Angebote, Lieferscheine, Kundenaufträge, Lieferantenorder, - Anfragen, Rücklieferungen, erwartete und gebuchte Einkaufsrechnungen. Die Übersicht kann gesucht werden nach Nummern, Kunden oder Lieferanten, nach Artikeln oder Terminen, gefiltert auf Standorte oder nur auf eigene Belege. 

    Zu allen Vorgängen werden die Kopf- und Fußdaten sowie sämtliche relevanten Positionsdaten angezeigt.

    Aus dieser Übersicht kann mit Click - je nach Rechtevergabe - in die Bearbeitung der einzelnen Vorgänge gesprungen werden.

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    Buchungskartei

    Zeigt sämtliche Artikel-Bewegungen, Abgänge an Kunden und an Standorte, Zugänge von Lieferanten und Standorten sowie Bestandskorrekturen bzw. Inventurbuchungen. Gesucht werden kann nach Artikeln (alle Bewegungen eines Artikels), nach Kunden (alle Abgänge an einen Kunden), nach Lieferanten (alle Zugänge von einem Lieferanten). Zur Anzeige gelangen Belegart, -nummer und -datum, Zu- bzw. Abgangsmengen, Preis, Kunde/Lieferant, Standort, Kennzeichen falls Alternativlieferung, Kundenkostenstellen bzw. Referenznummern, Buchungshinweise der EK-Prüfung (Gebucht/Korrigiert), Login des buchenden Mitarbeiters.

    Wurde ein gesuchter Datensatz gefunden, so kann per Click in das Belegarchiv verzweigt werden; der entsprechende Beleg wird angezeigt. Stehen für eine Buchung mehrere Belege zur Verfügung, z.B. kann für einen Zugang die Original-Bestellung, der Eingangslieferschein und eine EK-Rechnung (die letzteren nur bei Einsatz des Moduls FAK-DMS) gespeichert sein, ist die Auswahl des gewünschten Beleges per PopUp-Menü möglich.

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    Belegarchiv

    Das Belegarchiv dient einerseits zur Anzeige der sogenannten 'Cold-Belege', also der Belege, welche im WWS entstanden sind. Darüber hinaus dient das wahlweise eingesetzte Modul FAK-DMS als Dokumenten-Archivsystem für Fremdbelege. Hier können also auch eingescannte Lieferanten-Lieferscheine oder Einkaufsrechnungen im Original angesehen werden. 

    Im Belegarchiv kann nach allen Belegarten gesucht werden, welche über Belegnummer, Belegdatum oder Bestellnummer des Kunden gefiltert bzw. sortiert werden. Nach Auflistung der Belege, welche die geforderten Kriterien erfüllen, kann der Beleg angesehen, gedruckt, gefaxt oder gemailt werden. 

    'Cold'-Belege, also die im WWS gedruckten Kundenbelege, werden an das Archiv übergeben. Bei Einsatz des Moduls FAK-DMS: Eingangsbelege (Lieferanten-Lieferscheine, EK-Rechnungen) werden beim Buchen mittels Barcode verknüpft und indiziert; damit wird ein Zugriff auf die gescannten Originalbelege aus der Anwendung heraus ohne Suchrecherche oder separates Programm ermöglicht. Die Dokumente werden unternehmensweit gesammelt und an einem zentralen Platz eingescannt.

     

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    Umsätze

    Umsätze können in einem einheitlichen Umsatzbild für das aktuelle, das letzte sowie das vorletzte Jahr eingesehen werden. Falls das Geschäftsjahr vom Kalenderjahr abweicht, sind beide Anzeigen möglich.

    Angezeigt werden die Zahlen für jeden Monat sowie kumulierte Jahreswerte, und zwar für Anzahl der Positionen, Umsatz, Umsatz per Position, Prozentvergleich zum Vorjahreszeitraum, Bruttonutzen, Nutzen per Position, Prozentwert des Nutzens vom Umsatz sowie der prozentuale Vergleich zum jeweiligen Vorjahreszeitraum. 

    Eine Auswahl der gewünschten Daten kann erfolgen für 

    Als zusätzliche Gliederung kann in jedem Bereich gefiltert werden auf

    Rechtevergabe erlaubt oder verbietet Anzeige des Bruttonutzens. Benutzerfunktionen wie Produktmanager, Zentraleinkäufer oder Standortleiter erlauben bestimmte Anzeigen, die anderen Mitarbeitern verwehrt sind.

    Eine weitere Auswertung in Bezug auf Umsätze findet sich im Management-Informations-System (MIS).

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    Konsignationslager

    Bietet eine Übersicht über alle Artikel, die jemals einem Kunden in sein Konsilager geliefert wurden, mit aktuellem Bestand und Wert, Datum der letzten Lieferung und Anzahl der bisher berechneten Mengen.

    Faxverkehr

    Bietet eine Übersicht über den Status der Faxe eines Mitarbeiters aus den letzten 2 Wochen.

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    Buchhaltung

    Das WWS arbeitet mit verschiedenen Buchhaltungssystemen über Schnittstellen zusammen. Im WWS entstehende Daten wie Stammdaten-Neuanlagen oder -änderungen im Bereich der Debitoren, Ausgangsrechnungssätze, Einkaufs-Rechnungsbuchungen können für die Übergabe an Buchhaltungsprogramme bereitgestellt werden. Zusätzlich arbeitet im WWS ein Modul, welches die von den Banken zur Verfügung gestellten Kontoauszüge nach vielfältigen Kriterien und Regeln filtert und so ca. 70% der Zahlungseingänge den zugehörigen offenen Posten zuordnen kann. Auch diese Daten können zur automatischen Buchung an die Buchhaltung übergeben werden.

    Sofern das eingesetzte Buchhaltungssystem die Möglichkeit bietet, können von dort zur Verfügung gestellte Salden und/oder Offenen Posten der Debitorenkonten eingelesen und vom WWS an kundenrelevanten Stellen angezeigt werden. Somit erhalten Innen- und Außendienstler einen tag-aktuellen Saldo des jeweils bearbeiteten Kunden.

    Die Programme im Einzelnen:

    (Clicken Sie auf einen Programmpunkt, der Sie interessiert)

    Kunden-Zahlungseingänge

    Die Kontoauszugsdaten sämtlicher Banken werden auf Zahlungseingänge gefiltert. Diese wiederum werden mit den offenen Posten des WWS abgeglichen. Über Belegnummernkreise, Kontonummern-Systematik, Betragsvergleiche mit Skonto-Akzeptanz und ähnliche Regeln findet das Modul ca. 70% der offenen Posten. Mittels Schnittstelle werden diese Buchungen an die Buchhaltung übergeben. Anschließend erfolgt ein Protokoll-Ausdruck, mit dem die restlichen Buchungen manuell erledigt werden können.

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    Journal-Übergabe

    Nach Auswahl des gewünschten Mandanten und der Art (Ausgangs- oder Eingangsrechnungen) werden die entsprechenden Daten übergeben.

    Eine weitere Funktion in diesem Bereich ist die Übergabe der Kontensalden aus der Buchhaltung an das WWS.

    Lieferanten-EK-Rechnung

    Zugebuchte Orderpositionen werden für die Rechnungsprüfung abgestellt. Die zu prüfenden Positionen können über die Order-Nummer oder den Lieferanten aufgerufen werden. Bereits geprüfte Rechnungen werden zwecks Vermeidung von Doppelbuchung zurückgewiesen; die Daten der schon einmal vorgenommenen Prüfung können im Belegarchiv eingesehen werden.

    Die Daten des Zugangs und der Order werden angezeigt. Der Bediener überprüft und korrigiert ggfs. die Mengen und Preise. Da die Buchhaltung jedoch in den seltensten Fällen entscheiden kann, ob Differenzen zwischen den Zugangs-/Bestelldaten und der EK-Rechnung akzeptiert werden können, wird bei Abweichungen zum Abschluss der Buchung empfohlen, die Differenzen in eine Abweichdatei zu stellen. Diese Abweichungen können dann vom Wareneingang oder dem Zentraleinkauf geprüft und genehmigt oder abgelehnt werden (siehe Programmteil Abweichungen prüfen). Über einen Schalter ist jederzeit Einblick in den Status der Abweichungen möglich.

    Die berechneten Preise werden zur Ermittlung eines eventuellen Schnitt-Einkaufspreises herangezogen sowie in die Buchungskartei eingetragen. Außerdem werden die Rechnungssummen zum Lieferantenumsatz addiert. Nach Feststellung der Richtigkeit einer Rechnung kann zur Erstellung des FiBu-Buchungssatzes verzweigt werden; hier werden die benötigten Angaben wie Rechnungsnummer und -datum, evtl. Fracht- oder Sonderkosten, vom Standard abweichende Gegenkonten erfasst. Auch Stammdatenänderungen wie Zahlungsbedingung, Mindestbestellwerte u.ä. können hier sofort eingepflegt werden. Der Beleg wird mit einem Barcode-Aufkleber für die Archivierung versehen, der Barcode mit den Daten verknüpft. Aus dieser Verknüpfung kann später an jeder benötigten Stelle die Originalrechnung des Lieferanten aus dem Dokumentenarchiv gezogen werden.

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    Manuelle EK-Rechnung

    Da das Programm zur Bearbeitung von Einkaufsrechnungen sehr leicht zu bedienen ist, werden auch manuelle EK-Rechnungen, also solche, die nichts mit dem WWS zu tun haben, in diesem System gebucht. Durch die Barcode-Systematik am Ende einer Erfassung können somit auch Fremdbelege in das Dokumentenarchiv eingebracht werden (bei Einsatz FAK-DMS).

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    Gutschriftsanzeigen prüfen

    Insbesondere mit Großkunden besteht häufig eine Vereinbarung, dass diese die gelieferte Ware in Form einer Gutschriftsanzeige selbst 'berechnen', d.h., sie akzeptieren nur, was in deren EDV-System als geliefert vermerkt wurde, und erstellen für diese Positionen eine Pseudo-Rechnung. Damit im WWS kontrolliert werden kann, ob auch wirklich alles berechnet wird, was auch geliefert wurde, können in diesem Modul die Gutschriftsanzeigen gegen die eigenen Lieferscheine bzw. formal gedruckten Rechnungen, die aber intern im Haus verbleiben, geprüft werden.

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    Forecast Zahlungsausgang

    Da die Lieferanten-Rechnungen im WWS gebucht werden, und dort die Zahlungsziele bekannt sind, gibt dieses Programm eine taggenaue Übersicht über die zu leistenden Zahlungen.

    Abschreibung

    Dieses Tool ermittelt nach festgelegtem Regelwerk die bewerteten Einkaufspreise der Artikel nach Abschreibung. Anhand von frei wählbaren Parametern wie Datum des letzten Einkaufs und Abschreibungsprozentsätzen für die verschiedenen Perioden wird der Lagerwert vor und nach der Abschreibung gegenübergestellt. Die Ergebnisse können auch standortbezogen abgerufen werden. 

    Ein zweites Abschreibungsmodell ermittelt die Abschreibungswerte nach in die Zukunft gerichteten Reichweiten der aktuellen Lagerbestände, wobei aus den Absatzzahlen der Vergangenheit die Reichweite für die Zukunft prognostiziert wird.

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    M I S (Management Information System)

    Unter diesem Oberbegriff finden sich folgende Programme:

    (Clicken Sie auf einen Programmpunkt, der Sie interessiert)

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    Vorstandsauskunft Standorte

    Für die Geschäftsleitung steht eine Übersicht über die Gesamtumsätze, Margen, prozentuale Anteile und Veränderungen eines Monats, kumulierter Jahreswerte und Vergleichszahlen aufgeteilt nach Standorten zur Verfügung. Diese Ansichten können heruntergebrochen werden auf die Ebenen der Sortimente, Warengruppen und Untergruppen. Die Auswertung steht auf 2 Basiswerten zur Verfügung: aus Sicht der Standorte und aus der Sicht der Sortimente, WG und UG in Bezug auf alle Standorte.

    Vorstandsauskunft Vertreter

    Diese Auswertung ist analog zur Auskunft über Standorte, hier jedoch vertreterbezogen.

    Tagesstatus und Reports

    Listet die Ergebnisse eines Tages in Bezug auf Umsätze und erzielte Margen auf Positionsbasis sowie die Summen. Im Anschluss kann eine Kunden-Saldenliste mit Filterung auf Saldenhöhe gezogen werden. Auch der Ausdruck der am Tag gebuchten Bestandskorrekturen ist möglich.

    Diese Auswertungen werden von den Standortleitern benutzt, um zu geringe Margen oder Fehlbuchungen aufzuspüren.

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    Außendienst-Steuerung

    In diesem Bereich erhält ein Verkaufsleiter eine Übersicht über die Besuchsberichte der Außendienstler, die er wahlweise nach Vertreter, Zeitraum, Kunden oder Textinhalten suchen kann. Er kann die Berichte in weiterführenden Programmen wie z.B. WORD bearbeiten, komprimieren, mit Kommentaren versehen, archivieren und der Geschäftsleitung zur Verfügung stellen.

    Die gleiche Funktionalität stellt der Punkt 'Berichtsausgabe' im CRM-Modul/Termin zur Verfügung. Hier können alle gewünschten Berichte zusammen in ein WORD-Dokument übernommen werden.

    MIS-Forecast

    Hierin ermittelt die Geschäftsleitung die Anzahl der Positionen und Werte für aktuelle Angebote, Aufträge, offene Lieferscheine und Lieferantenorders für die Zeiträume letzte, aktuelle und folgende Kalenderwoche, den nächsten Monat, für die folgenden 6 Monate und den Zeitraum darüberhinaus.

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    Mitarbeiter-Statistik

    Diese Statistik liefert der Standort- oder Geschäftsleitung einen Überblick über die Aktivitäten der Mitarbeiter. Bei Auswahl nach Standort werden Anzahl und Werte der bearbeiteten Positionen in den Bereichen Angebote, Aufträge, Wareneingang und Orders für alle Mitarbeiter des Standorts gezeigt. Die Auswahl nach Mitarbeitern liefert eine Monatsübersicht über alle Aktivitäten des Mitarbeiters.

    Liefertreue-Auswertung

    Erstellt eine Statistik über das Lieferverhalten (Delivery Performance). Wahlweise für Warengruppen Gesamt- oder Einzelsortimente, entweder für alle oder einzelne Kunden bzw. alle Kunden eines Konzerns, innerhalb eines frei wählbaren Zeitraums.

    Ergebnis ist eine Übersicht von Positionsanzahlen im Vergleich von Liefertermin zu Kundenwunschtermin oder  von Liefertermin zu bestätigtem Termin in einer Gruppierung 'zu früh' 'just-in-time' 'tolerabel' 'zu spät'.

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    Lagerwert-Ermittlung

    Lagerwerte können für einzelne Standorte oder den gesamten Mandanten ermittelt werden. Wahlweise nach aktuellem, Schnitt-, Niedrigst- oder bewertetem Einkaufspreis, sowie für den letzten Jahresendbestand nach bewertetem EK. Die Werte können wahlweise für Waren- oder Untergruppen ermittelt werden, optional kann der Bestand in den Kunden-Konsilägern eingeschlossen werden. Zur Komplettierung des tatsächlichen Lagerwertes wird der Wert der schwebenden Ware ermittelt.

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    Programme aus dem Bereich SYSTEM-VERWALTUNG

    (Clicken Sie auf einen Programmpunkt, der Sie interessiert)

    Mandanten

    Hier werden Mandanten verwaltet (Neuanlagen, Änderung der Bezeichnung

    Standorte

    In diesem Bereich werden die Stammdaten eines Standortes verwaltet: Anschrift, Nummernkreise, Kontenrahmen usw.

    Mitarbeiter

    Hier werden die Daten der Mitarbeiter verwaltet: Name, Privatanschrift, Eintrittsdatum, Sperrvermerke usw. dienen zur Zeit nur Übersichtszwecken.

    Name mit Telefon und Faxangaben werden auf Kundenbelegen im Bereich Ansprechpartner gedruckt. 

    Die Zuordnung zu Standorten, Abteilungen (Arbeitsgruppen wie Innen- oder Außendienst, Buchhaltung, Zentraleinkauf usw.) und Funktionen (Standortleitung, Geschäftsleitung, Leiter Buchhaltung usw.) haben allesamt Steuerungsfunktionen. In den verschiedenen Programmbereichen erteilen oder entziehen diese Zuordnungen diverse Rechte oder Möglichkeiten innerhalb der Prozessabläufe (z.B. Einsicht in Margen bei Umsatzauskunft; Möglichkeit des Orderversands nur für Zentraleinkauf u.v.m.).

    Zusätzlich werden in diesem Bereich die Programmrechte für Mitarbeiter und Arbeitsgruppen vergeben. Nur solche Programme, die dem Mitarbeiter zugeteilt werden, erscheinen in dessen Programm-Menü.

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    Passworte

    Diverse Funktionen im Programm lassen sich nur nach Passwort-Eingabe durchführen, z.B. Unterschreitung von Mindestmargen bei Auftragserfassung, Löschung von Aufträgen u.v.m.  Die Passworte für diese Funktionen werden hier verwaltet.

    Drucker

    In der Drucker-Verwaltung werden alle benötigten Parameter wie Standort und Art des Druckers, Steuerzeichen usw. verwaltet. 

    Jahreswechsel

    Da sämtliche Buchungen in Real-Time durchgeführt werden, Umsatzzahlen also über das Belegdatum ihrer Periode zugeordnet werden, werden in diesem Programm lediglich die Zahlen für den Jahresendbestand fortgeschrieben (Bestände und Schnitt-EK-Preise).

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    ODBC-Light

    Dieses Tool ermöglicht es, aus sämtlichen vorhandenen Dateien und Tabellen gewünschte Feldinhalte selektiert nach zahlreichen und/oder-Kriterien und in beliebigen Reihenfolgen sortiert in eine Datei auszulesen. Diese Datei kann dann mit weiterführenden Programmen, z.B. Excel, bearbeitet und ausgewertet werden. Die Selektions- und Sortiermöglichkeiten sind den bekannten ODBC-Abfragen nachempfunden; es wird jedoch kein separater Treiber benötigt, und der Prozess findet in der bekannten Arbeitsumgebung des WWS statt.

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    Programme aus dem Bereich LISTEN und AUSWERTUNGEN

    Auf eine Beschreibung der einzelnen List-Programme wird hier verzichtet. Auswertungen wie Bestandsliste, Umsatzlisten, Hitlisten für Artikel, Kunden und Lieferanten, Ladenhüter- oder Überbestandslisten sind Bestandteil nahezu jedes WWS und brauchen nicht näher erläutert zu werden.

    Gesondert erwähnt werden sollen hier nur folgende Punkte:

    Etiketten/Rundschreiben

    Hier können Adressen aus dem Kunden- oder Lieferantenbereich des WWS gezogen werden. Eine Filterung auf Kunden, die bestimmte Kriterien erfüllen, z.B. Umsatzhöhe in bestimmten Sortimenten oder Untergruppen, sind möglich.

    Mit diesen Adressen können dann Etiketten oder Rundschreiben erzeugt werden. Rundschreib-Texte können angelegt, gespeichert, abgerufen oder geändert werden. Sofern vorhanden, werden die Anreden und Ansprechpartner aus den Kontaktdaten eingesetzt. Die Ausgabe der Rundschreiben erfolgt wahlweise per Fax, Mail oder Drucker. Reine Adressdaten für Etikettierung können auch als Datei ausgegeben werden.

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    Rabattbestätigungen

    Dieses Modul erstellt für auszuwählende Kunden ein Anschreiben mit den Preiskonditionen (Rabatte und wahlweise Sondernettopreise) für alle Artikel bzw. Untergruppen, für die eine Preisvereinbarung mit dem Kunden besteht.

    Kunden-Besuchsvorbereitung

    Zur Vorbereitung von Kundenbesuchen können sich die Außendienstler alle gewünschten aktuellen Informationen zum Kunden ausdrucken: Adressdaten, Zahlungsbedingungen, Kontaktdaten, Rabatt- und Sonderpreisvereinbarungen, Kunden-Materialnummern, aktuelle Angebote, Aufträge und Lieferscheine, Sortimentsumsätze mit Entwicklung der letzten Jahre, Karteiblatt-Einträge, Buchungskartei-Auszüge und Besuchsberichte.

    Alle Ausgaben sind optional und falls nötig, mit Zeitraumeingrenzungen möglich.

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    CRM / Inhouse-Management

    Teilbereiche des CRM sind bereits oben unter den Punkten Außendienst-Steuerung und Kunden-Besuchsvorbereitung beschrieben.

    Unter dem Stichpunkt 'Termine' sind folgende Module integriert:

    Termine

    Die Terminverwaltung ist kalendergesteuert; sie ermöglicht einen Überblick über sämtliche Termine: eigene, der Mitarbeiter des Standortes, der Standortleitung usw.. Die Geschäftsleitung hat einen Überblick über die Termine aller Mitarbeiter. Kalendereinträge können automatisch aus Outlook übernommen werden. Auch Messe- bzw. Event-Termine können hier eingegeben und angesehen werden.

    Außendienstfunktionen

    Aus der Bearbeitung eines Termins kann im Falle eines Kundenbesuchstermins in den Besuchsbericht verzweigt werden. Vor dem Termin dient er der Planung; Eingabe von Besuchszweck und Zielen sollen hier hinterlegt werden. Im Anschluss an den Besuch werden hier die Ergebnisse des Besuchs und evtl. nächsten Schritte eingetragen. Außerdem können an dieser Stelle Wettbewerbsinformationen verwaltet werden, die man im Rahmen der Kundenbesuche erhalten hat. In den nächsten 4 Wochen nach Eingabe der Wettbewerbsinformationen erscheint bei Aufruf des Kunden im Verkaufs-Cockpit ein deutlich sichtbarer Hinweis hierauf, damit sich auch der Innendienstler einen Überblick über die Gegebenheiten beim Kunden verschaffen kann.

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    Urlaubsplan

    In diesem Bereich werden die Urlaubsdaten der Mitarbeiter verwaltet. Urlaubsanträge können erstellt, vom Standortleiter oder nächsthöheren Vorgesetzten genehmigt bzw. abgelehnt werden. Für die Zeit der Abwesenheit muss ein Urlaubsvertreter bestimmt werden; dieser erhält dann an den entsprechenden Tagen die Wiedervorlage des Urlaubers sowie die an diesen gerichteten Memos angezeigt.

     

    Außerdem werden hier die Krankheitstage der Mitarbeiter verwaltet. Farblich unterschiedliche Darstellungen von Urlaubsanträgen, genehmigten Urlaubstagen und Krankentagen ergeben ein kalendarisches Übersichtsbild über die Zeitplanung im Unternehmen.

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    Memo-System

    Das Inhouse-Memo-System wird benutzt, um anderen Mitarbeitern schnell und unkompliziert Nachrichten zu übermitteln. Die Empfänger der Nachricht können aus den vorhandenen Mitarbeiterdaten ausgesucht werden, auch Kopie-Empfänger sind möglich. Ebenfalls können Sammelmemos an alle Mitarbeiter eines Standorts, an alle Standortleiter oder an alle Mitarbeiter des gesamten Unternehmens einschließlich aller Mandanten übermittelt werden. Die Nachricht kann mit einem Gültigkeitsdatum versehen werden, nach dessen Ablauf sie automatisch gelöscht wird.

    Nach Abschicken einer Nachricht erscheint innerhalb weniger Sekunden ein Eingangshinweis auf dem Bildschirm des Empfängers; er entscheidet selbständig, ob er die Nachricht sofort oder später liest. Ist der Arbeitsplatz ausgeschaltet, so erscheinen alle aufgelaufenen Memos nach Neuanmeldung am System. Der Absender erhält immer einen Hinweis, ob seine Nachricht gemeldet oder bereits gelesen wurde.

    Eine Nachricht kann sofort beantwortet werden. 

    Über das Memo-System werden ebenfalls automatische Nachrichten generiert:

    Für alle Memos (mit Ausnahme der Sammelmemos) gilt: ist der Empfänger im Urlaubsplan eingetragen, so wird die Nachricht an seine Urlaubsvertretung weitergeleitet.

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    Aufgabenplaner

    Im Aufgabenplaner können Projekte angelegt und verwaltet werden. Die Projekte können interner Art oder kunden- bzw. lieferantenbezogen sein. Zu jedem Projekt gibt es Header-Daten sowie die zu erledigenden Aufgaben. Diese können beschrieben, mit einem Plandatum versehen und mit zuständigen Mitarbeitern verknüpft werden. Ein Mitarbeiter erfährt von der Aufgabe über das Memo-System; nach Erledigung oder anderen Aktivitäten trägt jeder Mitarbeiter den neuen Status der Aufgabe bzw. das Erledigungsdatum ein. Der Projektleiter erhält so jederzeit den Status des Gesamtprojekts.

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    Hintergründiges

    Im Hintergrund - also nicht vom Benutzer initiiert - laufen sogenannte Daemon-Prozesse ab:

    Zuteilungs-Dämon: prüft halbstündlich die Verfügbarkeit von im Auftragsrückstand stehenden Artikelpositionen. Bei Verfügbarkeit, und wenn der Kundenwunschtermin innerhalb des Wiederbeschaffungszeitraums liegt, werden diese Artikel in Liefermenge gesetzt und sind somit für andere Verkäufe nicht mehr verfügbar. Im Anschluss daran werden Anfragen an Lieferanten gelöscht, die älter als 42 Tage sind und nicht bearbeitet/beantwortet wurden. 

    Archiv-Mapping-Dämon: (bei Einsatz des Moduls FAK-DMS) sucht im Hintergrund zu den mit Vorgängen verknüpften Archivierungs-Barcodes die vom Archiv-System fertiggestellten Scan-Dokumente; vervollständigt damit die WWS-interne Indizierung.

    EDI-Dämon: wartet auf Nachricht über einen Eingang von EDI-Aufträgen, Preis- und Verfügbarkeitsanfragen, Lieferanten-Auftragsbestätigungen oder Einspielung von Werksbeständen. Erstellt Antworten auf die PuV-Anfrage (immer innerhalb von 1 Sekunde), erstellt nach festgelegten Regeln Aufträge im WWS, spielt Auftragsbestätigungen und Werksbestände ein.

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    Besonderheiten

    Stützung:

    Im technischen Handel - insbesondere im Bereich Wälzlager - ist es üblich, dass Hersteller mit großen Konzernen individuelle Preisabsprachen treffen, die häufig unter oder nur knapp über den Einkaufskonditionen des Fachhändlers liegen. In solchen Fällen erhält der ausliefernde Händler vom Hersteller eine sogenannte Stützung, also eine Rückvergütung für nicht realisierten Gewinn. Die Modalitäten zur Abrechnung solcher Stützungen sind zwar im WWS enthalten und werden genutzt; sie differieren jedoch von Hersteller zu Hersteller und sind daher an dieser Stelle nicht beschrieben. 

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    Benutzte Abkürzungen

    ASB - Artikelstamm-Sachbearbeiter

    CRM - Customer Relationship Management

    EDI - Electronic Data Interchange

    HUB - Hausumbuchung

    JIT - just in time

    MIS - Management Information System

    ODBC - Open Database Connectivity

    UG - Untergruppe

    VPE - Verpackungseinheit

    WG - Warengruppe

    WWS - das eingesetzte Warenwirtschaftssystem

    ZEK - Zentraleinkäufer

    ZVL - Zentrales Versandlager

     

    Allgemeiner Hinweis: die im Text verwendeten Begriffe wie Word, Excel oder Outlook sind möglicherweise eingetragene Namen oder Warenzeichen der Microsoft-Corporation und sollten als solche betrachtet werden.